- Entidad
- K-CHAN S.A.S.
- NIT
- 902083196
- Domicilio
- Calle 9D # 70-07, Bogotá D.C., Colombia
- Versión
- 2026.09
- Entrada en vigor
- 24 de septiembre de 2026
- Ley aplicable
- República de Colombia
- Contacto
- hola@k-chan.com.co · WhatsApp +57 301 892 6178
PARTE I
RELACIÓN COMERCIAL
Capítulo 1OBJETO
1.1 Objetivo
El presente Capítulo establece el objeto del Acuerdo de Afiliación para Tiendas (en adelante, el "Acuerdo"), las condiciones generales bajo las cuales K-CHAN pone a disposición de las Tiendas su Plataforma tecnológica y el alcance de la relación comercial entre las partes.
1.2 Objeto del Acuerdo
El presente Acuerdo regula la relación jurídica y comercial entre K-CHAN S.A.S. (en adelante, "K-CHAN") y las Tiendas que decidan afiliarse a la Plataforma para ofrecer productos a los Clientes mediante los servicios tecnológicos proporcionados por K-CHAN.
La utilización de la Plataforma implica la aceptación íntegra de este Acuerdo y de las demás políticas que sean expresamente incorporadas por referencia.
1.3 Finalidad de la Plataforma
La Plataforma tiene como finalidad facilitar la interacción entre Tiendas y Clientes mediante herramientas tecnológicas que permitan, entre otras actividades:
publicar productos;
administrar inventarios;
actualizar precios;
recibir y gestionar pedidos;
coordinar la entrega de productos;
procesar pagos;
realizar liquidaciones económicas;
desarrollar campañas comerciales;
ofrecer servicios tecnológicos adicionales relacionados con la operación de la Plataforma.
1.4 Naturaleza del Acuerdo
El presente Acuerdo constituye un contrato de naturaleza comercial celebrado entre K-CHAN y la Tienda.
La aceptación del presente Acuerdo no crea una relación laboral, societaria, de representación, agencia, franquicia, distribución exclusiva, mandato ni asociación entre las partes.
Cada parte actuará de manera independiente y asumirá sus propias obligaciones legales, comerciales, laborales, tributarias y administrativas.
1.5 Independencia de las Partes
La Tienda conservará plena autonomía para administrar su establecimiento, definir su oferta comercial, fijar los precios de sus productos, determinar sus horarios de operación y utilizar otros canales de comercialización, incluyendo establecimientos físicos, canales propios y plataformas competidoras, salvo las obligaciones expresamente asumidas en el presente Acuerdo.
1.6 Alcance de los Servicios
K-CHAN proporcionará acceso a la Plataforma y a las funcionalidades que se encuentren disponibles para las Tiendas conforme a la versión vigente del servicio.
K-CHAN podrá incorporar nuevas funcionalidades, herramientas o servicios adicionales de conformidad con lo previsto en el presente Acuerdo.
1.7 Evolución de la Plataforma
La Tienda reconoce que la Plataforma constituye un servicio tecnológico en permanente evolución.
En consecuencia, K-CHAN podrá desarrollar, modificar, mejorar, reemplazar o retirar funcionalidades cuando ello resulte razonablemente necesario para:
mejorar la experiencia de los usuarios;
fortalecer la seguridad;
optimizar la operación;
incorporar innovaciones tecnológicas;
cumplir obligaciones legales;
implementar nuevos modelos comerciales.
Las modificaciones se regirán por el procedimiento previsto en el Capítulo 23 – Modificaciones a los Términos.
1.8 Buena Fe Contractual
Las partes desarrollarán la relación comercial objeto del presente Acuerdo conforme a los principios de buena fe, colaboración, transparencia y confianza legítima, procurando resolver oportunamente las situaciones que puedan afectar el adecuado funcionamiento de la Plataforma.
1.9 Aceptación Integral
La aceptación electrónica del presente Acuerdo implica la aceptación de todas sus disposiciones, así como de aquellas políticas que expresamente hagan parte integrante del mismo.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda crea su cuenta en K-CHAN, completa el proceso de verificación y acepta electrónicamente el presente Acuerdo.
A partir de ese momento:
podrá publicar productos;
administrar su inventario;
recibir pedidos;
participar en programas comerciales habilitados por K-CHAN;
recibir liquidaciones conforme a las reglas establecidas en este Acuerdo.
La Tienda continuará siendo un establecimiento independiente y conservará plena libertad para operar mediante otros canales de comercialización.
Referencias Relacionadas
Capítulo 2 – Naturaleza de la Plataforma
Capítulo 4 – Registro de la Tienda
Capítulo 5 – Cuenta de la Tienda
Capítulo 23 – Modificaciones a los Términos
Fin del Capítulo 1
Capítulo 2NATURALEZA DE LA PLATAFORMA
2.1 Objetivo
El presente Capítulo establece la naturaleza jurídica y operativa de la Plataforma K-CHAN, así como el alcance de los servicios tecnológicos prestados por K-CHAN y la distribución de responsabilidades entre K-CHAN, las Tiendas y los Clientes.
2.2 Plataforma Tecnológica
K-CHAN opera una plataforma tecnológica que facilita la interacción entre Tiendas y Clientes mediante herramientas digitales destinadas a la publicación de productos, recepción y gestión de pedidos, procesamiento de pagos, liquidaciones económicas y demás servicios relacionados con la operación de la Plataforma.
La Plataforma constituye un medio tecnológico de intermediación y gestión comercial, sin perjuicio de las relaciones jurídicas que puedan surgir entre las Tiendas y los Clientes respecto de cada transacción.
2.3 Independencia de las Tiendas
Cada Tienda opera de manera independiente y conserva plena autonomía para:
administrar su establecimiento;
seleccionar los productos que ofrecerá;
definir sus horarios de atención;
establecer sus precios;
administrar su inventario;
contratar su propio personal;
cumplir las obligaciones legales propias de su actividad económica.
La afiliación a K-CHAN no limita el derecho de la Tienda a utilizar otros canales de comercialización, incluyendo establecimientos físicos, canales propios o plataformas competidoras.
2.4 Naturaleza de la Relación con los Clientes
Los pedidos realizados a través de la Plataforma constituyen transacciones celebradas entre el Cliente y la Tienda respecto de los productos ofrecidos.
K-CHAN proporciona la infraestructura tecnológica necesaria para facilitar dichas operaciones y podrá prestar servicios complementarios relacionados con la administración de la Plataforma, procesamiento de pagos, campañas comerciales, herramientas de gestión y demás funcionalidades habilitadas para las Tiendas.
2.5 Ausencia de Exclusividad
Salvo pacto escrito en contrario, la afiliación de una Tienda a K-CHAN no genera obligación de exclusividad.
La Tienda podrá comercializar sus productos utilizando cualquier otro canal legal de venta, incluyendo plataformas competidoras, comercio electrónico, redes sociales, aplicaciones de terceros y establecimientos físicos.
2.6 Evolución de los Servicios
La Plataforma constituye un servicio tecnológico en permanente evolución.
K-CHAN podrá incorporar, modificar, reemplazar o descontinuar funcionalidades cuando ello resulte razonablemente necesario para:
mejorar la experiencia de los usuarios;
incrementar la seguridad;
optimizar procesos operativos;
incorporar nuevas tecnologías;
desarrollar nuevos modelos comerciales;
cumplir obligaciones legales;
atender necesidades del mercado.
2.7 Servicios Adicionales
K-CHAN podrá ofrecer servicios adicionales a las Tiendas, incluyendo, entre otros:
herramientas de administración;
campañas comerciales;
programas para fabricantes;
publicidad;
herramientas analíticas;
inteligencia artificial;
soluciones de gestión empresarial;
programas de fidelización;
servicios financieros autorizados por la legislación aplicable;
cualquier otro servicio relacionado con la operación de la Plataforma.
La utilización de determinados servicios podrá estar sujeta a condiciones particulares, tarifas específicas o acuerdos adicionales.
2.8 Programas Comerciales
K-CHAN podrá desarrollar programas comerciales con fabricantes, distribuidores, aliados estratégicos u otros terceros con el propósito de fortalecer la oferta comercial disponible para las Tiendas y los Clientes.
La participación de la Tienda en dichos programas será voluntaria y requerirá su aceptación expresa. La Tienda no será inscrita ni incluida por defecto en Programas Comerciales de fabricantes, distribuidores, aliados estratégicos u otros terceros.
2.9 Disponibilidad de la Plataforma
K-CHAN realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la disponibilidad de la Plataforma.
No obstante, la prestación de los servicios podrá verse temporalmente afectada por:
mantenimientos programados;
actualizaciones tecnológicas;
mejoras de infraestructura;
fallas de proveedores tecnológicos;
incidentes de seguridad;
interrupciones de servicios de terceros;
eventos de fuerza mayor;
cualquier otra circunstancia razonablemente fuera del control de K-CHAN.
Siempre que sea razonablemente posible, K-CHAN procurará informar previamente los mantenimientos programados que puedan afectar de manera significativa la operación de las Tiendas.
2.10 Ausencia de Garantía de Resultados
K-CHAN no garantiza a ninguna Tienda un volumen mínimo de ventas, pedidos, ingresos, clientes, posicionamiento, participación en campañas comerciales ni resultados económicos específicos.
El desempeño comercial de cada Tienda dependerá, entre otros factores, de:
la calidad de los productos;
la disponibilidad del inventario;
los precios;
los tiempos de preparación;
la atención al Cliente;
la ubicación;
la demanda del mercado;
las estrategias comerciales implementadas por la propia Tienda.
2.11 Integridad Comercial
Las partes desarrollarán la relación comercial de conformidad con los principios de buena fe, integridad, transparencia y respeto mutuo.
Ninguna de las partes utilizará la Plataforma o la relación contractual para desarrollar actividades fraudulentas, engañosas, abusivas o contrarias a la legislación aplicable.
2.12 Cumplimiento Normativo
La Tienda declara que desarrollará su actividad comercial cumpliendo la legislación colombiana que le resulte aplicable, incluyendo las normas relacionadas con:
protección al consumidor;
comercio electrónico;
publicidad;
propiedad intelectual;
protección de datos personales;
tributación;
inocuidad y seguridad de los productos;
competencia económica;
prevención de actividades ilícitas;
cualquier otra obligación legal aplicable a su actividad.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda publica nuevos productos en la Plataforma y, simultáneamente, mantiene ventas a través de su establecimiento físico y de otra plataforma digital.
Lo anterior no constituye incumplimiento del presente Acuerdo, toda vez que la afiliación a K-CHAN no implica exclusividad.
Ejemplo 2
K-CHAN implementa una nueva herramienta basada en inteligencia artificial para recomendar niveles de inventario.
La Tienda podrá utilizar dicha funcionalidad cuando se encuentre disponible y conforme a las condiciones específicas del servicio, sin que ello modifique las obligaciones generales previstas en este Acuerdo.
Referencias Relacionadas
Capítulo 1 – Objeto
Capítulo 5 – Cuenta de la Tienda
Capítulo 14 – Servicios Adicionales de la Plataforma
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 23 – Modificaciones a los Términos
Capítulo 3DEFINICIONES
3.1 Objetivo
El presente Capítulo establece las definiciones aplicables al presente Acuerdo. Los términos definidos tendrán el significado aquí indicado, independientemente de que se utilicen en singular o plural, salvo que el contexto disponga expresamente lo contrario.
3.2 Definiciones
Para efectos del presente Acuerdo, los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación:
| Término | Definición |
|---|---|
| Acuerdo | El presente Acuerdo de Afiliación para Tiendas y todos sus anexos, políticas y modificaciones expresamente incorporadas por referencia. |
| Aliado Comercial | Persona natural o jurídica que celebra acuerdos con K-CHAN para desarrollar programas, campañas o servicios dentro de la Plataforma. |
| Aplicación | La aplicación móvil, sitio web o cualquier interfaz tecnológica utilizada para acceder a la Plataforma. |
| Campaña Comercial | Actividad promocional organizada por K-CHAN o por un Aliado Comercial para incentivar la venta de determinados productos o servicios. |
| Campaña Patrocinada | Campaña comercial financiada total o parcialmente por un fabricante, proveedor u otro Aliado Comercial. |
| Catálogo | Conjunto de productos publicados por una Tienda dentro de la Plataforma. |
| Cliente | Persona que utiliza la Plataforma para adquirir productos ofrecidos por las Tiendas. |
| Comisión | Remuneración que corresponde a K-CHAN por la utilización de la Plataforma, calculada conforme al Capítulo 13 del presente Acuerdo. |
| Cuenta | Registro electrónico asignado a una Tienda para acceder a la Plataforma. |
| Cuenta Activa | Estado en el cual la Tienda puede utilizar normalmente la Plataforma. |
| Cuenta Suspendida | Estado temporal en el cual la Tienda no puede operar conforme a las condiciones previstas en este Acuerdo. |
| Datos Personales | Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable, conforme a la legislación colombiana. |
| Entrega | Proceso mediante el cual los productos adquiridos son puestos a disposición del Cliente. |
| Información Confidencial | Información definida en el Capítulo 22 como confidencial por su naturaleza o por disposición expresa del presente Acuerdo. |
| Inventario | Cantidad de productos disponibles para la venta dentro de la Plataforma. |
| Liquidación Semanal | Proceso mediante el cual K-CHAN calcula y realiza el pago correspondiente a la Tienda conforme al Capítulo 12. |
| Merchant ID | Identificador único e irrepetible asignado por K-CHAN a cada Tienda afiliada. |
| Pedido | Solicitud de compra realizada por un Cliente a través de la Plataforma. |
| Pedido Confirmado | Pedido aceptado por la Tienda conforme a las reglas previstas en este Acuerdo. |
| Plataforma | El conjunto de aplicaciones, sitios web, infraestructura tecnológica, sistemas, bases de datos, herramientas y servicios administrados por K-CHAN. |
| Precio | Valor establecido por la Tienda para la venta de un producto. |
| Programa Comercial | Programa desarrollado por K-CHAN o por un Aliado Comercial destinado a incentivar ventas, promociones o actividades comerciales específicas. |
| Productos | Bienes ofrecidos por las Tiendas mediante la Plataforma. |
| Propiedad Intelectual | Derechos relacionados con software, marcas, bases de datos, desarrollos tecnológicos, documentación y demás activos protegidos conforme a la legislación aplicable. |
| Servicios Adicionales | Funcionalidades o servicios distintos de la operación básica de la Plataforma que K-CHAN pueda ofrecer a las Tiendas. |
| Suspensión Preventiva | Medida temporal adoptada por K-CHAN para proteger la integridad de la Plataforma mientras se analiza una posible infracción. |
| Tarifa de Servicio | Valor adicional aplicable conforme a las reglas comerciales vigentes de K-CHAN. |
| Tienda | Persona natural o jurídica afiliada a K-CHAN para ofrecer productos mediante la Plataforma. |
| Usuario Autorizado | Persona designada por la Tienda para administrar su Cuenta dentro de la Plataforma. |
| Versión | Edición específica del presente Acuerdo identificada mediante un número de versión y una fecha de entrada en vigor. |
3.3 Interpretación
Salvo disposición expresa en contrario:
las referencias realizadas en singular incluirán el plural y viceversa cuando el contexto así lo permita;
las referencias a cualquier género incluirán los demás géneros cuando corresponda;
las referencias a personas comprenderán personas naturales y jurídicas;
las referencias a capítulos o secciones corresponden al presente Acuerdo.
3.4 Referencias Normativas
Toda referencia realizada a una disposición legal comprenderá igualmente sus modificaciones, sustituciones o normas que la reemplacen.
3.5 Encabezados
Los títulos, subtítulos y encabezados utilizados en el presente Acuerdo tienen únicamente fines de organización y referencia y no afectarán la interpretación de sus disposiciones.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Cuando el presente Acuerdo indique que una obligación corresponde a la Tienda, dicha obligación será exigible al titular de la Cuenta identificada mediante el correspondiente Merchant ID, independientemente del Usuario Autorizado que haya realizado una determinada acción dentro de la Plataforma.
Referencias Relacionadas
Capítulo 1 – Objeto
Capítulo 5 – Cuenta de la Tienda
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
Capítulo 22 – Confidencialidad
Fin del Capítulo 3
Capítulo 4REGISTRO DE LA TIENDA
4.1 Objetivo
El presente Capítulo establece las condiciones aplicables al proceso de afiliación de las Tiendas a la Plataforma, los requisitos para su registro y las verificaciones que K-CHAN podrá realizar antes de habilitar una Cuenta.
4.2 Solicitud de Afiliación
Toda persona natural o jurídica interesada en comercializar productos mediante la Plataforma deberá completar el proceso de registro establecido por K-CHAN y suministrar la información solicitada durante el proceso de afiliación.
La presentación de una solicitud de afiliación no genera obligación para K-CHAN de aprobar el registro.
4.3 Requisitos de Registro
Durante el proceso de afiliación, K-CHAN podrá solicitar, entre otros, la siguiente información:
nombre o razón social;
nombre comercial;
NIT o documento de identificación aplicable;
dirección del establecimiento;
ciudad y departamento;
datos de contacto;
correo electrónico;
número telefónico;
nombre del propietario o representante legal;
información bancaria para liquidaciones;
horarios de atención;
categorías de productos;
licencias, permisos o registros cuando resulten exigibles conforme a la legislación aplicable;
cualquier otra información razonablemente necesaria para la operación de la Plataforma.
4.4 Veracidad de la Información
La Tienda declara que toda la información suministrada durante el proceso de afiliación es completa, exacta y actualizada.
La Tienda será responsable por cualquier perjuicio derivado del suministro de información falsa, incompleta, inexacta o desactualizada.
4.5 Proceso de Verificación
K-CHAN podrá verificar la información suministrada por la Tienda utilizando los mecanismos que considere razonablemente apropiados, incluyendo, entre otros:
consultas a registros públicos;
validaciones tributarias;
verificación de identidad;
validación de cuentas bancarias;
revisión de permisos o licencias;
confirmación de datos de contacto;
cualquier otro procedimiento razonable destinado a proteger la seguridad e integridad de la Plataforma.
4.6 Aprobación del Registro
La Cuenta será activada automáticamente cuando la Tienda complete el proceso de registro y las validaciones automatizadas requeridas por la Plataforma. No se requerirá una aprobación manual de K-CHAN para activar la Cuenta, sin perjuicio de las facultades de verificación, suspensión o terminación previstas en el presente Acuerdo.
Antes de completar el registro y las validaciones automatizadas requeridas, la Tienda no podrá publicar productos ni recibir Pedidos mediante la Plataforma.
4.7 Derecho de Rechazo
K-CHAN podrá rechazar una solicitud de afiliación cuando, entre otras circunstancias:
la información suministrada resulte falsa o inconsistente;
no sea posible verificar la identidad del solicitante;
existan indicios razonables de fraude;
la actividad propuesta sea incompatible con la legislación aplicable o con las políticas de la Plataforma;
la afiliación represente un riesgo significativo para la seguridad, estabilidad o reputación de la Plataforma.
Cuando resulte apropiado y legalmente posible, K-CHAN podrá informar de manera general el motivo del rechazo, sin que ello implique la obligación de revelar información confidencial, metodologías de gestión del riesgo o mecanismos internos de prevención de fraude.
4.8 Merchant ID
Una vez aprobada la afiliación, K-CHAN asignará a la Tienda un Merchant ID, el cual constituirá el identificador único de la relación comercial entre la Tienda y la Plataforma.
El Merchant ID:
será único;
no podrá ser reutilizado para otra Tienda;
permanecerá asociado al historial de la Cuenta;
podrá ser utilizado por K-CHAN para fines administrativos, operativos, financieros, tecnológicos y de auditoría.
La asignación de un Merchant ID no constituye un derecho de propiedad de la Tienda sobre dicho identificador.
4.9 Actualización de la Información
La Tienda deberá mantener permanentemente actualizada la información suministrada durante el proceso de afiliación.
Cualquier modificación relacionada con:
representante legal;
propietario;
domicilio;
correo electrónico;
número telefónico;
cuenta bancaria;
establecimiento comercial;
licencias o permisos;
cualquier otra información relevante;
deberá ser informada a K-CHAN dentro de un plazo razonable.
4.10 Derecho de Solicitar Información Adicional
K-CHAN podrá solicitar información o documentación adicional cuando ello resulte razonablemente necesario para:
verificar la identidad de la Tienda;
cumplir obligaciones legales;
prevenir fraude;
actualizar registros;
atender requerimientos de autoridades competentes;
proteger la seguridad de la Plataforma.
La negativa injustificada a suministrar la información solicitada podrá dar lugar a la suspensión del proceso de afiliación o, cuando corresponda, de la Cuenta.
4.11 Declaraciones de la Tienda
Al solicitar su afiliación, la Tienda declara y garantiza que:
tiene capacidad legal para celebrar el presente Acuerdo;
desarrolla una actividad económica lícita;
cuenta con las autorizaciones necesarias para comercializar los productos ofrecidos;
cumplirá la legislación colombiana aplicable;
utilizará la Plataforma de buena fe;
acepta cumplir el presente Acuerdo y las políticas incorporadas por referencia.
4.12 Registro de Establecimientos Múltiples
Una misma persona natural o jurídica podrá solicitar el registro de uno o varios establecimientos comerciales.
Cada establecimiento aprobado contará con su propio Merchant ID, sin perjuicio de que K-CHAN habilite mecanismos para la administración centralizada de múltiples establecimientos cuando dicha funcionalidad se encuentre disponible.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una sociedad comercial solicita afiliar tres supermercados ubicados en diferentes ciudades.
K-CHAN aprueba la afiliación y asigna:
Merchant ID M-10001 para Bogotá;
Merchant ID M-10002 para Medellín;
Merchant ID M-10003 para Cali.
Cada establecimiento administrará de manera independiente:
su catálogo;
inventario;
horarios;
pedidos;
liquidaciones;
sin perjuicio de las herramientas de administración centralizada que K-CHAN pueda ofrecer.
Ejemplo 2
Durante el proceso de verificación, la información bancaria suministrada no coincide con la identificación del solicitante.
K-CHAN solicita documentación adicional antes de aprobar la Cuenta.
Mientras la verificación permanezca pendiente, la Tienda no podrá comenzar operaciones en la Plataforma.
Referencias Relacionadas
Capítulo 3 – Definiciones
Capítulo 5 – Cuenta de la Tienda
Capítulo 16 – Suspensión
Capítulo 17 – Terminación
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
Fin del Capítulo 4
Capítulo 5CUENTA DE LA TIENDA
5.1 Objetivo
El presente Capítulo regula la creación, administración, utilización, seguridad y actualización de la Cuenta asignada a cada Tienda dentro de la Plataforma.
5.2 Creación de la Cuenta
Una vez aprobada la solicitud de afiliación conforme al Capítulo 4 del presente Acuerdo, K-CHAN habilitará una Cuenta asociada al correspondiente Merchant ID.
La Cuenta permitirá a la Tienda acceder a las funcionalidades de la Plataforma autorizadas para su categoría de afiliación.
5.3 Titularidad de la Cuenta
Cada Cuenta pertenece exclusivamente a la Tienda cuyo registro haya sido aprobado por K-CHAN.
La Cuenta no podrá ser:
vendida;
cedida;
arrendada;
prestada;
compartida con terceros;
utilizada por personas no autorizadas;
salvo autorización expresa y escrita de K-CHAN.
5.4 Usuarios Autorizados
La Tienda podrá designar uno o varios Usuarios Autorizados para administrar la Cuenta, cuando dicha funcionalidad se encuentre disponible.
Cada Usuario Autorizado actuará bajo la responsabilidad de la Tienda.
Las actuaciones realizadas mediante las credenciales de acceso registradas se presumirán efectuadas por la Tienda, salvo prueba en contrario.
5.5 Seguridad de las Credenciales
La Tienda será responsable de proteger sus credenciales de acceso y deberá adoptar medidas razonables para impedir el acceso no autorizado a la Cuenta.
La Tienda deberá informar inmediatamente a K-CHAN cuando tenga conocimiento o sospeche razonablemente de:
pérdida de credenciales;
acceso no autorizado;
uso fraudulento;
vulneraciones de seguridad;
cualquier incidente que pueda comprometer la Cuenta.
5.6 Administración de la Cuenta
A través de la Plataforma, la Tienda podrá, entre otras funciones:
administrar su información comercial;
actualizar horarios;
publicar productos;
administrar inventarios;
modificar precios conforme al Capítulo 9;
aceptar o rechazar pedidos;
consultar liquidaciones;
descargar reportes;
administrar Usuarios Autorizados cuando dicha funcionalidad se encuentre disponible;
utilizar los Servicios Adicionales habilitados por K-CHAN.
5.7 Información de la Cuenta
La Tienda deberá mantener actualizada toda la información relacionada con la Cuenta.
K-CHAN podrá requerir la actualización de información cuando resulte necesario para:
mantener la seguridad de la Plataforma;
cumplir obligaciones legales;
actualizar registros administrativos;
realizar verificaciones periódicas.
5.8 Cambio de Propietario o Control
La Cuenta se encuentra asociada a la Tienda y a la persona natural o jurídica aprobada durante el proceso de afiliación.
La venta, cesión, transferencia o cualquier cambio que implique una modificación del propietario, del control del establecimiento o del representante legal deberá ser informado previamente a K-CHAN.
La continuidad de la Cuenta estará sujeta a la verificación y aprobación del nuevo propietario conforme al procedimiento establecido por K-CHAN.
Hasta tanto dicha verificación concluya, K-CHAN podrá mantener restricciones operativas razonables para proteger la seguridad de la Plataforma.
5.9 Prohibición de Eludir Restricciones
La Tienda no podrá crear o intentar crear nuevas Cuentas con el propósito de:
eludir una suspensión;
evitar una terminación;
ocultar antecedentes operativos;
evadir obligaciones pendientes;
burlar controles implementados por K-CHAN.
K-CHAN podrá relacionar Cuentas cuando existan elementos objetivos que indiquen que corresponden al mismo establecimiento, propietario, grupo empresarial o persona que actúe bajo un interés común.
Cuando se identifique una conducta de esta naturaleza, K-CHAN podrá adoptar las medidas previstas en el Capítulo 16 (Suspensión) y el Capítulo 17 (Terminación).
5.10 Recuperación de la Cuenta
Cuando la Tienda pierda acceso a la Cuenta, K-CHAN podrá solicitar la información o documentación que considere razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante antes de restablecer el acceso.
5.11 Conservación del Historial
El Merchant ID, el historial operativo y los registros asociados a la Cuenta podrán conservarse durante el término exigido por la legislación aplicable o, en su ausencia, durante el tiempo razonablemente necesario para:
atender requerimientos de autoridades;
resolver controversias;
realizar auditorías;
cumplir obligaciones legales;
proteger los derechos de K-CHAN y de terceros.
La terminación del presente Acuerdo no implica la eliminación automática del historial de la Cuenta.
5.12 Cuentas Inactivas
K-CHAN podrá establecer procedimientos para la gestión de Cuentas que permanezcan inactivas durante períodos prolongados.
Antes de adoptar medidas que afecten la disponibilidad de una Cuenta por causa de inactividad, K-CHAN procurará notificar previamente a la Tienda cuando ello resulte razonablemente posible.
5.13 Administración Centralizada
Cuando K-CHAN habilite herramientas para cadenas, franquicias o grupos empresariales, una misma organización podrá administrar múltiples Merchant ID mediante un panel de administración centralizado.
La utilización de dichas herramientas no modificará la identidad independiente de cada Merchant ID ni las obligaciones específicas correspondientes a cada establecimiento.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una empresa administra diez supermercados afiliados a K-CHAN.
Cada establecimiento conserva su propio:
Merchant ID;
inventario;
catálogo;
horarios;
liquidaciones.
No obstante, el representante autorizado puede acceder a un panel corporativo para consultar información consolidada de todos los establecimientos cuando dicha funcionalidad se encuentre disponible.
Ejemplo 2
El propietario de una Tienda vende el establecimiento a un tercero.
Antes de continuar utilizando la Cuenta existente, el nuevo propietario deberá informar el cambio a K-CHAN y completar el proceso de verificación correspondiente.
La aprobación del cambio no será automática.
Ejemplo 3
Una Tienda suspendida intenta registrarse nuevamente utilizando un correo electrónico diferente pero conservando el mismo establecimiento y la misma administración.
K-CHAN detecta la relación objetiva entre ambas solicitudes y podrá rechazar el nuevo registro o adoptar las medidas previstas en los Capítulos 16 y 17.
Referencias Relacionadas
Capítulo 3 – Definiciones
Capítulo 4 – Registro de la Tienda
Capítulo 6 – Estado Operativo de la Tienda
Capítulo 16 – Suspensión
Capítulo 17 – Terminación
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
PARTE II
OPERACIÓN DE LA PLATAFORMA
Capítulo 6ESTADO OPERATIVO DE LA TIENDA
6.1 Objetivo
El presente Capítulo establece los diferentes estados operativos que podrá tener una Tienda dentro de la Plataforma, las condiciones para cada uno de ellos y sus efectos sobre la operación comercial.
6.2 Principios Generales
El estado operativo determina las funcionalidades disponibles para la Tienda dentro de la Plataforma.
Cada Tienda deberá encontrarse en uno de los estados definidos en el presente Capítulo.
El cambio de estado no modifica por sí mismo la vigencia del presente Acuerdo, salvo cuando expresamente se indique lo contrario.
6.3 Estados Operativos
La Plataforma podrá asignar, entre otros, los siguientes estados:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente de Aprobación | Solicitud de afiliación en proceso de revisión. |
| Activa | La Tienda puede operar normalmente en la Plataforma. |
| Pausada | La Tienda suspende temporalmente la recepción de pedidos por decisión propia. |
| Vacaciones | La Tienda suspende operaciones durante un período previamente informado. |
| Suspendida | La operación es restringida temporalmente por decisión de K-CHAN conforme al Capítulo 16. |
| Terminada | La relación contractual ha finalizado conforme al Capítulo 17. |
K-CHAN podrá incorporar nuevos estados cuando resulte necesario para mejorar la administración de la Plataforma.
6.4 Estado "Pendiente de Aprobación"
Mientras la solicitud de afiliación permanezca en revisión:
La Tienda podrá:
consultar el estado de su solicitud;
aportar documentación adicional;
atender requerimientos de información.
La Tienda no podrá:
publicar productos;
recibir pedidos;
utilizar funcionalidades comerciales.
6.5 Estado "Activa"
La Tienda se encontrará en estado Activa cuando haya cumplido satisfactoriamente el proceso de afiliación.
Mientras permanezca en este estado podrá utilizar todas las funcionalidades habilitadas para su categoría, incluyendo:
publicación de productos;
actualización de inventario;
modificación de precios;
recepción y gestión de pedidos;
participación en campañas comerciales;
acceso a reportes;
consulta de liquidaciones;
utilización de servicios adicionales habilitados por K-CHAN.
6.6 Estado "Pausada"
La Tienda podrá colocar voluntariamente su establecimiento en estado Pausada cuando necesite suspender temporalmente la recepción de nuevos pedidos.
Durante dicho estado:
no se recibirán nuevos pedidos;
los pedidos previamente confirmados deberán atenderse normalmente;
la Cuenta permanecerá activa;
la información comercial continuará visible cuando ello resulte técnicamente apropiado.
La Tienda podrá reactivar su operación en cualquier momento mediante las herramientas disponibles en la Plataforma.
6.7 Estado "Vacaciones"
La Tienda podrá programar períodos de inactividad por vacaciones u otras razones operativas.
Durante dicho período:
no se aceptarán nuevos pedidos;
la Tienda conservará su Cuenta;
el historial operativo permanecerá disponible;
las liquidaciones pendientes continuarán su curso normal;
la Tienda podrá reactivar su operación al finalizar el período programado o antes si así lo decide.
6.8 Estado "Suspendida"
La suspensión constituye una medida temporal adoptada por K-CHAN conforme al Capítulo 16.
Durante la suspensión, K-CHAN podrá restringir parcial o totalmente el acceso a determinadas funcionalidades de la Plataforma.
La suspensión no implica automáticamente la terminación del presente Acuerdo.
6.9 Estado "Terminada"
Cuando la relación contractual finalice conforme al Capítulo 17:
cesará el derecho de utilizar la Plataforma;
finalizará la licencia de uso de las marcas y demás activos de K-CHAN;
permanecerán vigentes aquellas obligaciones que por su naturaleza deban subsistir, incluyendo las relacionadas con confidencialidad, propiedad intelectual, conservación de registros y liquidaciones pendientes.
6.10 Cambio de Estado
Los cambios entre estados podrán producirse:
por decisión de la Tienda;
por decisión de K-CHAN;
por cumplimiento de un procedimiento previsto en el presente Acuerdo;
por orden de autoridad competente;
por cualquier otra causa prevista en este Acuerdo.
K-CHAN procurará mantener un registro de los cambios de estado para efectos operativos y de auditoría.
6.11 Efectos sobre los Pedidos Existentes
Salvo disposición expresa en contrario:
Los cambios de estado únicamente afectarán los pedidos futuros.
Los pedidos previamente aceptados deberán gestionarse conforme a las condiciones vigentes al momento de su confirmación.
K-CHAN podrá adoptar medidas diferentes cuando ello resulte necesario para proteger a los Clientes, prevenir fraude o cumplir una obligación legal.
6.12 Liquidaciones durante Cambios de Estado
La modificación del estado operativo de una Tienda no afectará por sí sola el derecho a recibir las liquidaciones correspondientes a operaciones válidamente realizadas antes del cambio de estado.
Las liquidaciones continuarán efectuándose conforme al Capítulo 12, salvo cuando exista:
una orden judicial;
una orden administrativa;
una investigación por fraude;
una obligación legal que justifique razonablemente la retención temporal de recursos.
6.13 Comunicaciones
Cuando resulte razonablemente posible, K-CHAN notificará a la Tienda los cambios relevantes en su estado operativo mediante el correo electrónico registrado, el Portal de Comercios o cualquier otro medio habilitado para comunicaciones oficiales.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda decide realizar remodelaciones durante cinco días.
Antes del cierre activa el estado Vacaciones.
Durante ese período:
no recibe nuevos pedidos;
conserva toda su información;
mantiene su Merchant ID;
las liquidaciones continúan normalmente.
Al finalizar las remodelaciones, reactiva la Cuenta desde el Portal de Comercios y reanuda inmediatamente su operación.
Ejemplo 2
Una Tienda presenta una falla eléctrica inesperada.
El administrador activa el estado Pausada durante dos horas.
Los nuevos pedidos dejan de recibirse temporalmente.
Una vez solucionado el inconveniente, la Tienda reactiva su operación sin necesidad de un nuevo proceso de aprobación.
Ejemplo 3
K-CHAN detecta indicios razonables de actividad fraudulenta.
Como medida preventiva, cambia el estado de la Cuenta a Suspendida mientras adelanta la revisión prevista en el Capítulo 16.
La suspensión no implica automáticamente la terminación del Acuerdo y la Tienda tendrá la oportunidad de presentar las explicaciones correspondientes conforme al procedimiento allí establecido.
Referencias Relacionadas
Capítulo 5 – Cuenta de la Tienda
Capítulo 10 – Pedidos
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 16 – Suspensión
Capítulo 17 – Terminación
Capítulo 7PUBLICACIÓN DE PRODUCTOS
7.1 Objetivo
El presente Capítulo regula las condiciones bajo las cuales las Tiendas podrán publicar, administrar, modificar y retirar productos de la Plataforma, así como las responsabilidades asociadas a la información suministrada sobre dichos productos.
7.2 Administración del Catálogo
Cada Tienda será responsable de administrar el catálogo de productos que ofrece a través de la Plataforma.
La Tienda podrá, entre otras acciones:
publicar nuevos productos;
modificar información existente;
actualizar fotografías;
actualizar descripciones;
modificar categorías;
retirar productos de la venta;
reactivar productos previamente despublicados.
La administración del catálogo deberá realizarse utilizando exclusivamente las herramientas autorizadas por K-CHAN.
7.3 Información de los Productos
Cada publicación deberá contener información veraz, clara, suficiente y actualizada.
Cuando resulte aplicable, la información podrá incluir:
nombre del producto;
marca;
presentación;
contenido o peso;
unidad de medida;
categoría;
precio;
fotografía;
descripción;
disponibilidad;
información nutricional cuando sea exigible;
advertencias legales aplicables;
cualquier otra información que K-CHAN considere razonablemente necesaria.
7.4 Calidad de la Información
La Tienda garantiza que toda la información publicada respecto de sus productos será:
exacta;
verificable;
actualizada;
consistente con el producto realmente ofrecido.
La Tienda responderá por cualquier perjuicio derivado de información falsa, incompleta o inexacta.
7.5 Fotografías e Imágenes
Las fotografías utilizadas deberán representar razonablemente el producto ofrecido.
La Tienda declara contar con los derechos o autorizaciones necesarios para utilizar las imágenes que publique.
K-CHAN podrá retirar imágenes que:
infrinjan derechos de terceros;
resulten engañosas;
sean ofensivas;
incumplan la legislación aplicable;
incumplan las políticas de la Plataforma.
7.6 Productos Prohibidos
La Tienda no podrá publicar productos cuya comercialización:
esté prohibida por la legislación aplicable;
infrinja derechos de propiedad intelectual;
represente un riesgo para la seguridad de los consumidores;
requiera autorizaciones de las cuales la Tienda carezca;
resulte incompatible con las políticas de K-CHAN.
K-CHAN podrá actualizar las categorías restringidas cuando resulte necesario para cumplir la legislación vigente o proteger la integridad de la Plataforma.
7.7 Disponibilidad del Producto
La publicación de un producto no garantiza su disponibilidad permanente.
La Tienda será responsable de mantener actualizado su inventario conforme al Capítulo 8.
Cuando un producto deje de encontrarse disponible, la Tienda deberá actualizar dicha información tan pronto como sea razonablemente posible.
7.8 Modificación de Productos
La Tienda podrá modificar la información de un producto en cualquier momento.
Las modificaciones únicamente producirán efectos respecto de los pedidos realizados con posterioridad a su publicación.
Los pedidos previamente confirmados continuarán rigiéndose por la información vigente al momento de su aceptación.
7.9 Publicidad Engañosa
La Tienda será la única responsable por la información comercial que publique en la Plataforma.
En consecuencia, se abstendrá de realizar prácticas que puedan constituir publicidad engañosa, información falsa, omisiones relevantes o cualquier otra conducta que pueda inducir a error a los Clientes.
Entre otras conductas, se considerarán incompatibles con el presente Acuerdo:
anunciar características inexistentes;
utilizar imágenes que no correspondan razonablemente al producto ofrecido;
ocultar información relevante;
anunciar promociones inexistentes;
inducir a error respecto del precio, contenido, origen, disponibilidad o calidad del producto.
El incumplimiento de esta obligación podrá dar lugar a la adopción de las medidas previstas en los Capítulos 16 y 17, sin perjuicio de las responsabilidades previstas en la legislación colombiana.
7.10 Productos Promocionados
K-CHAN podrá desarrollar herramientas para destacar determinados productos dentro de la Plataforma mediante campañas comerciales, publicidad patrocinada o programas desarrollados conjuntamente con fabricantes o aliados comerciales.
La participación en dichos programas se regirá por las condiciones particulares que resulten aplicables.
7.11 Derecho de Revisión
K-CHAN podrá revisar las publicaciones realizadas por las Tiendas con el fin de verificar el cumplimiento del presente Acuerdo.
Cuando identifique información manifiestamente incorrecta, engañosa o contraria a la legislación aplicable, K-CHAN podrá:
solicitar su corrección;
despublicar temporalmente el producto;
restringir su visualización;
adoptar las medidas previstas en el Capítulo 16 cuando la gravedad de la situación lo justifique.
La revisión realizada por K-CHAN no sustituye ni limita la responsabilidad de la Tienda respecto de la información publicada.
7.12 Propiedad de la Información Comercial
La información comercial suministrada por la Tienda continuará siendo de su responsabilidad.
No obstante, la Tienda autoriza a K-CHAN a utilizar dicha información para:
mostrar los productos dentro de la Plataforma;
desarrollar herramientas de búsqueda;
generar recomendaciones;
elaborar estadísticas agregadas;
mejorar los servicios;
desarrollar funcionalidades basadas en inteligencia artificial;
ejecutar campañas comerciales relacionadas con la operación de la Plataforma.
Lo anterior se entenderá sin perjuicio de los derechos de propiedad intelectual y de la protección de datos personales cuando resulten aplicables.
7.13 Retiro de Productos
La Tienda podrá retirar productos de su catálogo en cualquier momento.
El retiro únicamente afectará pedidos futuros.
Los pedidos previamente aceptados deberán cumplirse conforme a las condiciones vigentes al momento de su confirmación, salvo acuerdo diferente con el Cliente o causa legalmente justificada.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda publica una botella de aceite de oliva de 500 ml.
Al día siguiente actualiza la fotografía y mejora la descripción del producto.
Los cambios serán visibles únicamente para los pedidos realizados después de la actualización.
Los pedidos aceptados antes de la modificación conservarán la información existente al momento de su confirmación.
Ejemplo 2
Una Tienda anuncia una promoción "2x1" que realmente no aplica al producto ofrecido.
K-CHAN solicita la corrección inmediata del anuncio.
Si la Tienda no realiza la corrección o incurre nuevamente en conductas similares, K-CHAN podrá adoptar las medidas previstas en los Capítulos 16 y 17, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
Ejemplo 3
Un fabricante desarrolla conjuntamente con K-CHAN una campaña patrocinada para destacar determinados productos.
Las Tiendas participantes aparecerán con mayor visibilidad dentro de la Plataforma durante el período de la campaña, conforme a las condiciones previamente comunicadas.
Referencias Relacionadas
Capítulo 8 – Inventario
Capítulo 9 – Precios
Capítulo 10 – Pedidos
Capítulo 14 – Servicios Adicionales de la Plataforma
Capítulo 16 – Suspensión
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 8INVENTARIO
8.1 Objetivo
El presente Capítulo regula la administración del inventario publicado por las Tiendas, las obligaciones relacionadas con su actualización y las consecuencias derivadas de la disponibilidad incorrecta de productos dentro de la Plataforma.
8.2 Administración del Inventario
Cada Tienda será la única responsable de administrar el inventario correspondiente a los productos ofrecidos mediante la Plataforma.
La Tienda deberá mantener actualizada la disponibilidad de sus productos utilizando las herramientas habilitadas por K-CHAN.
8.3 Exactitud del Inventario
La información sobre disponibilidad deberá reflejar razonablemente el inventario real de la Tienda.
La publicación de productos sin existencia suficiente podrá afectar la experiencia del Cliente y el desempeño operativo de la Tienda.
8.4 Actualización Permanente
La Tienda podrá actualizar su inventario en cualquier momento.
Las modificaciones deberán realizarse tan pronto como sea razonablemente posible cuando:
un producto se agote;
ingresen nuevas existencias;
un producto deje de comercializarse;
existan errores en el inventario publicado;
ocurran circunstancias que afecten la disponibilidad real.
8.5 Productos Agotados
Cuando un producto se encuentre agotado, la Tienda deberá:
actualizar inmediatamente su disponibilidad; o
retirar temporalmente el producto del catálogo.
La permanencia reiterada de productos agotados podrá afectar los indicadores de desempeño de la Tienda y dar lugar a medidas correctivas conforme al presente Acuerdo.
8.6 Reserva de Inventario
Desde el momento en que el pago del Pedido sea aprobado y la Plataforma genere el Pedido pagado para la Tienda, el inventario necesario quedará comprometido para su preparación y entrega. Esta reserva no dependerá de una aceptación posterior por parte de la Tienda.
La Tienda deberá adoptar medidas razonables para evitar la venta simultánea del mismo inventario a través de distintos canales cuando ello impida cumplir un Pedido pagado generado por la Plataforma.
8.7 Sincronización de Inventarios
Cuando K-CHAN habilite mecanismos de integración con sistemas externos de administración de inventario, la Tienda será responsable de la correcta configuración y mantenimiento de dichas integraciones.
La existencia de una integración no libera a la Tienda de su obligación de verificar la exactitud de la información publicada.
8.8 Sustitución de Productos
Cuando un producto confirmado deje de estar disponible antes de su preparación, la Tienda únicamente podrá ofrecer un producto sustituto cuando:
el Cliente lo autorice expresamente;
el producto sustituto sea razonablemente equivalente;
el precio sea igual o inferior, salvo aceptación expresa del Cliente respecto de una diferencia de precio.
En ausencia de autorización del Cliente, la Tienda deberá proceder conforme a las reglas de cancelación y reembolso previstas en el Capítulo 15.
8.9 Diferencias de Inventario
Cuando existan diferencias entre el inventario publicado y el inventario real, prevalecerá la disponibilidad física existente en la Tienda.
No obstante, la Tienda continuará siendo responsable por mantener actualizada la información publicada y por los efectos derivados de la información incorrecta.
8.10 Auditoría Operativa
K-CHAN podrá realizar verificaciones razonables sobre la calidad de la información de inventario publicada por las Tiendas mediante:
análisis estadísticos;
indicadores de cancelación;
inconsistencias operativas;
revisiones documentales;
cualquier otro mecanismo razonable de control.
Lo anterior no implica que K-CHAN asuma la administración del inventario de la Tienda.
8.11 Productos con Disponibilidad Limitada
La Plataforma podrá permitir que determinados productos sean identificados como:
últimas unidades;
disponibilidad limitada;
producto temporal;
producto estacional.
La Tienda será responsable de mantener actualizada la información del medio de desembolso seleccionado.
8.12 Indicadores Operativos
K-CHAN podrá utilizar indicadores relacionados con la administración del inventario, incluyendo entre otros:
porcentaje de productos agotados;
cancelaciones por falta de inventario;
frecuencia de actualización;
exactitud del catálogo;
disponibilidad promedio.
Estos indicadores podrán utilizarse para mejorar la operación de la Plataforma, generar recomendaciones o determinar la participación en determinados programas comerciales.
8.13 Herramientas Inteligentes
K-CHAN podrá ofrecer herramientas tecnológicas destinadas a asistir a las Tiendas en la administración de inventarios, incluyendo funcionalidades basadas en inteligencia artificial.
Las recomendaciones generadas por dichas herramientas tendrán carácter informativo y no sustituirán la responsabilidad de la Tienda respecto de la administración de su inventario.
8.14 Responsabilidad de la Tienda
La Tienda será responsable por:
la exactitud del inventario publicado;
la actualización oportuna de existencias;
la preparación de los Pedidos pagados recibidos por la Tienda;
las cancelaciones ocasionadas por información incorrecta de inventario;
cualquier perjuicio derivado de la administración inadecuada de su inventario.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda dispone de diez unidades de un producto.
Durante el día vende ocho unidades en su establecimiento físico.
El administrador actualiza inmediatamente el inventario en K-CHAN para reflejar que únicamente quedan dos unidades disponibles.
Posteriormente, al agotarse dichas unidades, el producto es marcado como "Agotado" para evitar nuevos pedidos.
Ejemplo 2
Un Cliente realiza un Pedido de una caja de leche.
Antes de iniciar la preparación, la Tienda verifica que el producto se agotó.
El administrador contacta al Cliente mediante las herramientas habilitadas por la Plataforma y propone una presentación equivalente.
El Cliente acepta el cambio y el Pedido continúa normalmente.
Ejemplo 3
Durante varias semanas una Tienda mantiene productos agotados visibles en la Plataforma.
Como consecuencia, se incrementan las cancelaciones por falta de inventario.
K-CHAN identifica esta situación mediante sus indicadores operativos y comunica a la Tienda recomendaciones para mejorar la administración de su inventario. En caso de incumplimientos reiterados, podrán adoptarse las medidas previstas en el Capítulo 16.
Referencias Relacionadas
Capítulo 7 – Publicación de Productos
Capítulo 9 – Precios
Capítulo 10 – Pedidos
Capítulo 15 – Cancelaciones, Reembolsos y Devoluciones
Capítulo 16 – Suspensión
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Fin del Capítulo 8
Capítulo 9PRECIOS
9.1 Objetivo
El presente Capítulo regula las reglas aplicables a la fijación, actualización, publicación y modificación de los precios de los productos ofrecidos por las Tiendas a través de la Plataforma, así como los efectos de dichas modificaciones sobre los Pedidos.
9.2 Autonomía para Fijar Precios
Salvo que la legislación aplicable disponga lo contrario o que una Campaña Comercial establezca condiciones previamente aceptadas por la Tienda, cada Tienda conservará plena autonomía para establecer el precio de los productos que ofrece mediante la Plataforma.
K-CHAN no fijará, impondrá ni controlará los precios de venta de los productos comercializados por las Tiendas.
9.3 Responsabilidad sobre los Precios
La Tienda será la única responsable de que los precios publicados:
sean correctos;
correspondan al producto ofrecido;
se encuentren actualizados;
cumplan la legislación aplicable;
reflejen adecuadamente los impuestos cuando corresponda;
no constituyan publicidad engañosa.
9.4 Actualización de Precios
La Tienda podrá modificar los precios de sus productos en cualquier momento utilizando las herramientas habilitadas por la Plataforma.
Las modificaciones producirán efectos únicamente respecto de los Pedidos realizados con posterioridad a la actualización.
9.5 Protección de los Pedidos Confirmados
El precio correspondiente quedará congelado desde el momento en que el pago sea aprobado y la Plataforma genere el Pedido pagado para la Tienda. La fijación del precio no dependerá de una aceptación posterior por parte de la Tienda.
En consecuencia, la Tienda no podrá incrementar, disminuir ni modificar el precio de los productos incluidos en un Pedido cuyo pago haya sido aprobado.
Las modificaciones posteriores únicamente aplicarán a nuevos Pedidos.
9.6 Errores en los Precios
La Tienda deberá revisar periódicamente la información publicada para evitar errores en los precios.
Cuando detecte un error antes de que el Cliente complete el pago, podrá corregir el precio mediante la actualización correspondiente en la Plataforma.
Si el pago del Pedido ya hubiese sido aprobado, se aplicará lo dispuesto en la Sección 9.5, sin perjuicio de los derechos que puedan asistir a las partes conforme a la legislación aplicable en casos de errores manifiestos o evidentes.
9.7 Promociones y Descuentos
La Tienda podrá ofrecer promociones, descuentos o beneficios comerciales respecto de sus productos.
Toda promoción deberá indicar, cuando resulte aplicable:
período de vigencia;
condiciones de aplicación;
restricciones;
unidades disponibles;
cualquier otra información relevante para el Cliente.
Las promociones deberán cumplir la legislación colombiana aplicable en materia de protección al consumidor y publicidad.
9.8 Campañas Comerciales
Cuando una promoción forme parte de un Programa Comercial organizado por K-CHAN o por un Aliado Comercial, la Tienda deberá respetar las condiciones específicas previamente comunicadas para dicha campaña.
9.9 Transparencia en los Precios
Los precios publicados deberán presentarse de manera clara y fácilmente comprensible.
La Tienda se abstendrá de utilizar prácticas que puedan inducir a error respecto del precio real que deberá pagar el Cliente.
Entre otras conductas, la Tienda no deberá:
publicar precios ficticios;
anunciar descuentos inexistentes;
ocultar cargos obligatorios;
utilizar referencias de precio engañosas;
modificar artificialmente un precio para aparentar promociones inexistentes.
9.10 Tarifas de la Plataforma
Los precios establecidos por la Tienda son independientes de:
las comisiones de K-CHAN;
las tarifas de servicio;
los costos de entrega;
cualquier otro valor informado separadamente al Cliente conforme a la operación de la Plataforma.
9.11 Cargo por Pedidos de Bajo Valor
K-CHAN podrá aplicar un cargo adicional de COP $2.000 a los Pedidos cuyo valor subtotal de productos sea inferior a COP $25.000.
El cargo por Pedido de bajo valor será informado al Cliente antes de la confirmación definitiva de la compra.
K-CHAN podrá modificar este valor conforme al procedimiento previsto en el Capítulo 23.
9.12 Cargo Administrativo sobre la Entrega
Adicionalmente al valor del servicio de entrega informado por la Tienda o por el operador logístico correspondiente, K-CHAN podrá aplicar un cargo administrativo de COP $1.000 por Pedido.
Este cargo será informado al Cliente antes de la confirmación definitiva de la compra y formará parte del valor total del Pedido.
9.13 Visualización de Precios
La Plataforma procurará mostrar al Cliente un desglose razonablemente claro de los valores aplicables al Pedido, incluyendo, cuando corresponda:
valor de los productos;
descuentos;
promociones;
costo de entrega;
cargos adicionales;
impuestos aplicables;
valor total a pagar.
9.14 Modificaciones Futuras
K-CHAN podrá incorporar nuevas herramientas relacionadas con:
precios dinámicos;
promociones automáticas;
cupones;
descuentos patrocinados;
campañas financiadas por fabricantes;
inteligencia artificial aplicada a estrategias comerciales.
La utilización de dichas funcionalidades será voluntaria para la Tienda, salvo que las condiciones particulares del servicio indiquen expresamente lo contrario.
9.15 Recomendaciones Inteligentes
K-CHAN podrá ofrecer recomendaciones de precios basadas en información agregada, tendencias del mercado o herramientas de inteligencia artificial.
Estas recomendaciones tendrán carácter exclusivamente informativo.
La decisión final sobre el precio de venta corresponderá siempre a la Tienda.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
A las 9:00 a.m., una Tienda publica una bebida por COP $8.500.
A las 11:00 a.m., un Cliente completa el pago de un Pedido y la Plataforma genera el Pedido pagado para la Tienda.
A las 2:00 p.m., la Tienda incrementa el precio a COP $9.200.
El Cliente que realizó el Pedido a las 11:00 a.m. pagará COP $8.500, ya que el precio quedó congelado cuando su pago fue aprobado y la Plataforma generó el Pedido pagado.
Los nuevos Pedidos se regirán por el precio actualizado.
Ejemplo 2
Una Tienda lanza una promoción válida únicamente durante el fin de semana.
Finalizado dicho período, actualiza nuevamente el precio del producto.
La modificación únicamente afectará los Pedidos realizados después del cambio.
Ejemplo 3
Un Cliente realiza un Pedido por COP $18.000.
La Plataforma informa previamente que:
se aplicará el cargo por Pedido de bajo valor de COP $2.000; y
adicionalmente se aplicará el cargo administrativo de entrega de COP $1.000, además del costo de entrega correspondiente.
Todos estos valores son visibles para el Cliente antes de confirmar la compra.
Referencias Relacionadas
Capítulo 7 – Publicación de Productos
Capítulo 8 – Inventario
Capítulo 10 – Pedidos
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 13 – Comisiones
Capítulo 14 – Servicios Adicionales de la Plataforma
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 10PEDIDOS
10.1 Objetivo
El presente Capítulo regula el proceso de recepción, preparación, modificación, cancelación y cumplimiento de los Pedidos pagados realizados por los Clientes a través de la Plataforma.
10.2 Inicio del Pedido
Un Pedido se inicia cuando un Cliente selecciona uno o varios productos publicados por una Tienda y completa el proceso de compra mediante la Plataforma.
Una vez aprobado el pago, la Plataforma generará el Pedido pagado y lo enviará a la Tienda para su atención. No existe una etapa posterior de aceptación manual de la Tienda como condición para fijar el precio o reservar el inventario.
10.3 Recepción de Pedidos
Los Pedidos serán enviados a la Tienda mediante los canales habilitados por K-CHAN, incluyendo, entre otros:
Portal de Comercios;
Aplicación para Comercios;
Integraciones autorizadas;
otros sistemas tecnológicos habilitados por K-CHAN.
La Tienda será responsable de mantener disponible un mecanismo para atender oportunamente los Pedidos recibidos durante su horario de operación.
10.4 Recepción y Atención del Pedido Pagado
La Tienda deberá iniciar la atención de cada Pedido pagado dentro del tiempo razonablemente establecido por la Plataforma. La recepción del Pedido pagado no constituye el momento de fijación del precio ni de reserva del inventario, los cuales se producen cuando el pago es aprobado y la Plataforma genera el Pedido pagado.
La recepción y atención del Pedido pagado producirá, entre otros, los siguientes efectos operativos:
mantener reservado el inventario previamente comprometido al aprobarse el pago;
mantener los precios fijados al aprobarse el pago conforme al Capítulo 9;
iniciar el proceso de preparación;
generar las obligaciones operativas previstas en el presente Acuerdo.
10.5 Cancelación del Pedido por la Tienda
La Tienda únicamente podrá cancelar un Pedido pagado cuando exista una causa objetiva que impida razonablemente su cumplimiento, incluyendo, entre otras:
falta de inventario;
cierre inesperado del establecimiento;
fallas operativas;
imposibilidad técnica;
circunstancias de fuerza mayor;
cualquier otra situación razonablemente justificada.
La cancelación por la Tienda será excepcional. Cuando sea atribuible a la Tienda, se aplicarán el cargo de COP $500 y el costo efectivo no recuperable de la pasarela o proveedor de pagos previstos en el Capítulo 15, y la cancelación contará para el umbral de suspensión establecido en la Sección 16.3.1.
10.6 Preparación del Pedido
Una vez recibido el Pedido pagado, la Tienda deberá iniciar su preparación con la diligencia razonablemente esperada conforme a la naturaleza de los productos ofrecidos.
La preparación deberá realizarse respetando:
las especificaciones del Pedido;
las normas sanitarias aplicables;
los estándares de calidad propios de la Tienda;
las instrucciones particulares del Cliente cuando hayan sido aceptadas.
10.7 Modificaciones Posteriores a la Aprobación del Pago
Después de aprobado el pago y generado el Pedido pagado, la Tienda no podrá modificar unilateralmente:
el precio;
la cantidad de productos;
las condiciones comerciales;
salvo cuando:
el Cliente autorice expresamente la modificación;
exista una causa legalmente justificada;
el presente Acuerdo disponga lo contrario.
10.8 Productos No Disponibles
Si durante la preparación del Pedido la Tienda identifica que uno o más productos no se encuentran disponibles, deberá actuar conforme al siguiente orden de prioridad:
ofrecer un producto sustituto al Cliente;
eliminar el producto con autorización del Cliente;
cancelar parcialmente el Pedido cuando ello resulte técnicamente posible;
cancelar el Pedido conforme al Capítulo 15 cuando ninguna alternativa resulte viable.
10.9 Tiempo de Preparación
La Tienda procurará preparar los Pedidos dentro de los tiempos estimados informados en la Plataforma.
El incumplimiento reiterado de dichos tiempos podrá afectar los indicadores operativos de la Tienda.
10.10 Confirmación para Entrega
Finalizada la preparación, la Tienda deberá confirmar que el Pedido se encuentra listo para su entrega utilizando las herramientas habilitadas por K-CHAN.
10.11 Entrega del Pedido
La entrega podrá efectuarse mediante:
servicios de domicilio ofrecidos por la propia Tienda;
operadores logísticos autorizados;
modalidades de recogida por el Cliente ("Pickup");
cualquier otra modalidad habilitada por K-CHAN.
Las reglas específicas relacionadas con la logística podrán desarrollarse mediante políticas operativas complementarias.
10.12 Registro del Pedido
K-CHAN conservará registros electrónicos relacionados con cada Pedido, incluyendo, cuando corresponda:
fecha y hora;
Tienda;
Merchant ID;
productos;
precios;
modificaciones;
estado del Pedido;
pagos;
eventos relevantes de la operación.
Dichos registros podrán utilizarse para fines operativos, de auditoría, estadísticos, probatorios o para atender requerimientos de autoridades competentes.
10.13 Indicadores Operativos
K-CHAN podrá generar indicadores relacionados con la gestión de Pedidos, incluyendo, entre otros:
tiempo promedio de inicio de atención;
tiempo promedio de preparación;
porcentaje de cancelaciones;
porcentaje de rechazos;
cumplimiento de tiempos;
satisfacción del Cliente;
incidencias operativas.
Estos indicadores podrán utilizarse para generar recomendaciones, reportes, programas de reconocimiento o medidas de mejora continua.
10.14 Herramientas Inteligentes
K-CHAN podrá incorporar herramientas tecnológicas destinadas a optimizar la gestión de Pedidos, incluyendo funcionalidades basadas en inteligencia artificial para:
estimar tiempos de preparación;
priorizar Pedidos;
detectar anomalías;
generar recomendaciones operativas;
optimizar procesos internos.
La utilización de dichas herramientas no sustituirá la responsabilidad de la Tienda respecto del cumplimiento de sus obligaciones.
10.15 Buena Fe Operativa
La Tienda administrará los Pedidos de manera diligente, procurando minimizar cancelaciones evitables, retrasos innecesarios y cualquier conducta que pueda afectar negativamente la experiencia del Cliente o la estabilidad de la Plataforma.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Un Cliente realiza un Pedido a las 2:15 p.m.
La Tienda:
recibe la notificación;
verifica el inventario;
recibe el Pedido pagado;
inicia inmediatamente su preparación.
A partir de la aprobación del pago y generación del Pedido pagado:
el precio queda congelado;
el inventario correspondiente queda reservado;
la Tienda asume la obligación de preparar el Pedido conforme a las condiciones pagadas por el Cliente.
Ejemplo 2
Durante la preparación, la Tienda advierte que una bebida solicitada se agotó minutos antes.
Utilizando las herramientas de la Plataforma, ofrece al Cliente una presentación equivalente.
El Cliente acepta la sustitución y el Pedido continúa normalmente sin necesidad de cancelarlo.
Ejemplo 3
Una Tienda comienza a rechazar un número inusualmente alto de Pedidos durante varias semanas por falta de inventario.
K-CHAN identifica la situación mediante sus indicadores operativos y comunica recomendaciones para mejorar la gestión de inventario.
Si la situación persiste y afecta significativamente la operación de la Plataforma o la experiencia de los Clientes, K-CHAN podrá adoptar las medidas previstas en el Capítulo 16, procurando que dichas medidas sean proporcionales a la naturaleza y reiteración del incumplimiento.
Referencias Relacionadas
Capítulo 8 – Inventario
Capítulo 9 – Precios
Capítulo 11 – Pagos
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 15 – Cancelaciones, Reembolsos y Devoluciones
Capítulo 16 – Suspensión
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Fin del Capítulo 10
Capítulo 11PAGOS
11.1 Objetivo
El presente Capítulo regula las condiciones aplicables al procesamiento de los pagos realizados por los Clientes a través de la Plataforma, así como la distribución de responsabilidades entre K-CHAN, la Tienda y los proveedores de servicios de pago.
11.2 Medios de Pago
K-CHAN podrá habilitar uno o varios medios de pago para facilitar la adquisición de productos mediante la Plataforma, incluyendo, entre otros:
tarjetas débito;
tarjetas crédito;
billeteras digitales;
transferencias electrónicas;
pagos inmediatos;
pagos contra entrega cuando dicha modalidad se encuentre disponible;
cualquier otro medio de pago habilitado por K-CHAN.
La disponibilidad de cada medio podrá variar según la ubicación geográfica, el proveedor tecnológico o las condiciones comerciales aplicables.
11.3 Procesamiento de Pagos
Los pagos podrán ser procesados directamente por K-CHAN o por uno o varios proveedores especializados en servicios de procesamiento de pagos.
La utilización de dichos proveedores no modificará las obligaciones asumidas por la Tienda en virtud del presente Acuerdo.
11.4 Autorización del Pago
La confirmación de un Pedido podrá estar condicionada a la autorización del medio de pago utilizado por el Cliente.
Cuando un pago no sea autorizado, el Pedido no se entenderá perfeccionado y la Tienda no tendrá obligación de prepararlo.
11.5 Recepción de Fondos
Los valores pagados por los Clientes serán administrados conforme al flujo operativo de la Plataforma hasta la correspondiente Liquidación Semanal prevista en el Capítulo 12.
La recepción temporal de dichos recursos por parte de K-CHAN o de sus proveedores tecnológicos no implica transferencia de propiedad sobre los mismos distinta de aquella necesaria para ejecutar el proceso de pago y liquidación.
11.6 Verificaciones de Seguridad
K-CHAN podrá implementar mecanismos de validación destinados a prevenir fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo, suplantación de identidad u otras actividades ilícitas.
Como consecuencia de dichas verificaciones, determinados pagos podrán requerir revisiones adicionales antes de ser confirmados.
11.7 Pagos Parciales o Fraccionados
Cuando la Plataforma habilite esta funcionalidad, un Pedido podrá pagarse utilizando más de un medio de pago, conforme a las condiciones operativas que resulten aplicables.
11.8 Impuestos y Retenciones
Los pagos podrán estar sujetos a:
impuestos;
retenciones;
percepciones;
descuentos obligatorios;
cualquier otra deducción exigida por la legislación colombiana.
Las deducciones aplicables serán reflejadas en la correspondiente Liquidación Semanal cuando resulte procedente.
11.9 Errores en el Procesamiento
Cuando se detecte un error en el procesamiento de un pago, K-CHAN podrá adoptar las medidas razonablemente necesarias para corregirlo, incluyendo:
ajustes contables;
reversión de transacciones;
compensaciones;
reliquidaciones;
comunicaciones con el Cliente o con la Tienda;
coordinación con el proveedor del servicio de pago.
11.10 Fraude
Cuando existan indicios razonables de fraude relacionados con un Pedido o un pago, K-CHAN podrá:
suspender temporalmente el procesamiento;
solicitar información adicional;
coordinar verificaciones con el proveedor de pagos;
retener temporalmente recursos cuando exista fundamento legal u operativo suficiente;
adoptar las medidas previstas en el Capítulo 16.
Estas actuaciones deberán ser proporcionales al riesgo identificado.
11.11 Información Bancaria de la Tienda
La Tienda será responsable de mantener actualizada la información del medio de desembolso utilizado para las Liquidaciones Semanales, incluyendo su cuenta bancaria o, cuando corresponda, la llave o identificador habilitado para recibir pagos mediante Bre-B.
Los pagos efectuados utilizando la cuenta bancaria o la llave o identificador de Bre-B registrado por la Tienda se considerarán válidamente realizados, salvo error atribuible a K-CHAN.
11.12 Cambios del Medio de Desembolso
La modificación de la cuenta bancaria, llave de Bre-B u otro medio de desembolso habilitado requerirá el procedimiento de validación establecido por K-CHAN.
Con el fin de prevenir fraude, K-CHAN podrá solicitar documentación o validaciones adicionales antes de habilitar una nueva cuenta bancaria, llave de Bre-B u otro medio para recibir Liquidaciones.
11.13 Comprobantes
La Plataforma podrá poner a disposición de la Tienda comprobantes electrónicos relacionados con:
pagos recibidos;
ajustes;
devoluciones;
reversos;
compensaciones;
liquidaciones.
La disponibilidad de dichos documentos no sustituye las obligaciones tributarias de cada parte.
11.14 Independencia de las Obligaciones Tributarias
Cada parte será responsable de cumplir las obligaciones tributarias que le correspondan conforme a la legislación colombiana.
Las funcionalidades de la Plataforma relacionadas con pagos no constituyen asesoría contable, tributaria o financiera.
11.15 Disponibilidad de los Servicios de Pago
La disponibilidad de los servicios de pago dependerá, entre otros factores, de:
entidades financieras;
redes bancarias;
proveedores tecnológicos;
operadores de pago;
eventos de fuerza mayor.
K-CHAN realizará esfuerzos comercialmente razonables para minimizar interrupciones, sin garantizar disponibilidad ininterrumpida de dichos servicios.
11.16 Pagos al Comercio
Salvo disposición legal, orden de autoridad competente o las situaciones expresamente previstas en el presente Acuerdo, los valores correspondientes a las ventas realizadas por la Tienda serán incluidos en la siguiente Liquidación Semanal conforme al Capítulo 12.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Un Cliente paga un Pedido utilizando una tarjeta de crédito.
El proveedor de pagos autoriza la transacción.
La Tienda recibe la confirmación del Pedido e inicia su preparación.
El valor correspondiente será incluido en la siguiente Liquidación Semanal, una vez aplicadas las deducciones previstas en este Acuerdo.
Ejemplo 2
La Tienda cambia de entidad bancaria.
Antes de realizar la siguiente Liquidación Semanal, actualiza en el Portal de Comercios su cuenta bancaria o la llave de Bre-B registrada para recibir el desembolso.
K-CHAN realiza las validaciones correspondientes sobre el nuevo medio de desembolso antes de efectuar futuros pagos.
Ejemplo 3
El proveedor de pagos detecta un posible uso fraudulento de una tarjeta.
Mientras se adelantan las verificaciones correspondientes, el Pedido permanece temporalmente en revisión.
Finalizada la validación, el pago es aprobado y la operación continúa normalmente.
Referencias Relacionadas
Capítulo 10 – Pedidos
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 13 – Comisiones
Capítulo 15 – Cancelaciones, Reembolsos y Devoluciones
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 19 – Facturación e Impuestos
Capítulo 12LIQUIDACIONES SEMANALES
12.1 Objetivo
El presente Capítulo regula el proceso mediante el cual K-CHAN calculará y realizará las Liquidaciones correspondientes a las ventas efectuadas por las Tiendas a través de la Plataforma.
El objetivo de este proceso es garantizar que las Tiendas reciban oportunamente los valores que les correspondan, con la debida transparencia respecto de las deducciones y ajustes aplicables.
12.2 Periodicidad
Las Liquidaciones se realizarán semanalmente. El período de corte cerrará cada domingo y el desembolso correspondiente se realizará el viernes siguiente, sujeto a los ajustes, retenciones y demás disposiciones previstas en el presente Acuerdo.
Cada Liquidación comprenderá los Pedidos válidamente completados durante el período de corte correspondiente.
Cualquier modificación general al calendario de Liquidaciones se realizará conforme al procedimiento previsto en el Capítulo 23.
12.3 Contenido de la Liquidación
Cada Liquidación podrá incluir, entre otros conceptos:
valor bruto de las ventas;
comisiones de K-CHAN;
devoluciones;
reembolsos;
ajustes;
descuentos aplicables;
retenciones legales;
impuestos cuando corresponda;
compensaciones autorizadas;
valor neto a pagar.
12.4 Reporte de Liquidación
Antes o simultáneamente con cada desembolso, K-CHAN pondrá a disposición de la Tienda un reporte electrónico que permita identificar razonablemente la composición de la Liquidación.
Dicho reporte podrá contener, entre otros:
período liquidado;
identificación de los Pedidos incluidos;
valores individuales;
comisiones;
ajustes;
deducciones;
valor final a transferir.
12.5 Medio de Pago
Las Liquidaciones se efectuarán mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria registrada por la Tienda o mediante Bre-B utilizando la llave o identificador registrado por la Tienda, conforme a los medios habilitados por K-CHAN y al Capítulo 11.
La Tienda será responsable de mantener actualizada la información del medio de desembolso seleccionado.
12.6 Corrección de Errores
Si cualquiera de las partes identifica un error en una Liquidación, deberá informarlo tan pronto como sea razonablemente posible.
K-CHAN realizará la revisión correspondiente y, de confirmarse el error, efectuará el ajuste en la siguiente Liquidación o mediante el mecanismo que resulte más apropiado según la naturaleza del caso.
12.7 Compensaciones
K-CHAN podrá compensar valores pendientes entre las partes cuando ello resulte legalmente procedente, incluyendo, entre otros:
reembolsos;
devoluciones;
pagos duplicados;
errores de Liquidación;
ajustes previamente aceptados;
obligaciones económicas derivadas del presente Acuerdo.
En ningún caso la compensación se realizará de manera arbitraria o respecto de conceptos ajenos a la relación contractual.
12.8 Retención Temporal de Recursos
K-CHAN únicamente podrá retener temporalmente recursos cuando exista una causa objetiva y razonablemente justificada, incluyendo:
orden judicial;
requerimiento de autoridad competente;
investigación por fraude;
reversos de pago;
cumplimiento de obligaciones legales;
verificación de una inconsistencia material que pueda afectar la Liquidación.
La retención deberá limitarse al monto razonablemente relacionado con la situación que la origina.
12.9 Retrasos en las Liquidaciones
K-CHAN realizará esfuerzos comercialmente razonables para efectuar las Liquidaciones dentro de los plazos previstos.
Cuando, por circunstancias excepcionales, una Liquidación no pueda realizarse oportunamente, K-CHAN procurará informar a la Tienda sobre:
la causa general del retraso;
las medidas adoptadas;
el plazo estimado para su solución, cuando sea posible.
12.10 Retrasos Superiores a Siete (7) Días
Si una Liquidación presenta un retraso superior a siete (7) días calendario contados a partir de la fecha en que razonablemente debió efectuarse, y dicho retraso no obedece a una causa prevista en la Sección 12.8 o a un evento de fuerza mayor, la Tienda podrá:
solicitar una revisión prioritaria del caso;
requerir una explicación razonablemente detallada sobre el estado de la Liquidación;
presentar una reclamación formal conforme al procedimiento de atención de K-CHAN.
K-CHAN procurará atender dichas solicitudes con prioridad y adoptar las medidas razonablemente necesarias para solucionar la situación.
12.11 Retrasos Prolongados
Si el retraso supera quince (15) días calendario sin que exista una causa legal o contractual que lo justifique, la Tienda podrá, además de los derechos que le asistan conforme a la legislación aplicable:
solicitar la terminación del presente Acuerdo sin penalidad;
exigir el pago de las Liquidaciones pendientes;
ejercer los demás derechos previstos por la legislación colombiana.
Lo anterior se entenderá sin perjuicio del derecho de K-CHAN a demostrar la existencia de una causa legítima que justifique el retraso.
12.12 Historial de Liquidaciones
K-CHAN conservará un historial electrónico de las Liquidaciones realizadas, el cual podrá ser consultado por la Tienda mediante las herramientas habilitadas por la Plataforma durante el período que resulte razonablemente disponible o el exigido por la legislación aplicable.
12.13 Transparencia
K-CHAN procurará que las Liquidaciones sean claras, verificables y comprensibles.
La Tienda podrá consultar el detalle de cada Liquidación y solicitar aclaraciones cuando identifique inconsistencias razonables.
12.14 Modificaciones al Sistema de Liquidaciones
K-CHAN podrá mejorar o modificar el sistema operativo de Liquidaciones con el fin de optimizar la seguridad, eficiencia o experiencia de uso.
Dichas modificaciones no afectarán los derechos adquiridos respecto de Liquidaciones ya causadas.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Durante la semana comprendida entre el lunes y el domingo, una Tienda registra ventas por COP $8.500.000.
Al cierre del período, K-CHAN genera la correspondiente Liquidación incluyendo:
valor bruto de las ventas;
comisión aplicable;
reembolsos efectuados;
ajustes;
retenciones legales;
valor neto a transferir.
El reporte queda disponible en el Portal de Comercios antes de realizar la transferencia.
Ejemplo 2
Una Liquidación no puede efectuarse en la fecha prevista debido a una falla general del sistema bancario.
K-CHAN informa a las Tiendas la situación mediante el Portal de Comercios y realiza las transferencias tan pronto se restablece el servicio.
Ejemplo 3
Una Tienda detecta que un Pedido fue liquidado dos veces por error.
Presenta la reclamación correspondiente.
K-CHAN verifica la inconsistencia y realiza el ajuste en la siguiente Liquidación, informando el detalle del movimiento.
Referencias Relacionadas
Capítulo 11 – Pagos
Capítulo 13 – Comisiones
Capítulo 15 – Cancelaciones, Reembolsos y Devoluciones
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 19 – Facturación e Impuestos
Capítulo 13COMISIONES
13.1 Objetivo
El presente Capítulo regula la remuneración que corresponde a K-CHAN por el uso de la Plataforma, las reglas aplicables al cálculo de las comisiones y la posibilidad de establecer condiciones comerciales particulares para determinadas Tiendas.
13.2 Naturaleza de la Comisión
La Comisión constituye la contraprestación económica que recibe K-CHAN por poner a disposición de la Tienda la Plataforma tecnológica y los servicios asociados a su operación.
La Comisión es independiente de:
los costos de entrega;
los impuestos aplicables;
los cargos adicionales informados al Cliente;
cualquier otro servicio contratado separadamente.
13.3 Comisión General
Salvo que exista un acuerdo escrito diferente entre K-CHAN y una Tienda específica, la Comisión General corresponderá al:
SEIS PUNTO CINCO POR CIENTO (6.5%)
del valor de venta de los productos de cada Pedido efectivamente completado, excluyendo expresamente el valor del servicio de entrega y cualquier cargo asociado a la entrega.
La Comisión será calculada antes de la correspondiente Liquidación Semanal.
13.4 Comisión Negociada
K-CHAN podrá celebrar acuerdos comerciales particulares con determinadas Tiendas o grupos empresariales que establezcan una Comisión diferente a la Comisión General.
Estos acuerdos deberán constar por escrito o mediante el mecanismo electrónico que K-CHAN habilite para tal efecto.
La existencia de una Comisión negociada para una Tienda no otorgará derecho alguno a otras Tiendas para exigir condiciones equivalentes.
13.5 Modificación de la Comisión General
K-CHAN podrá modificar la Comisión General conforme al procedimiento previsto en el Capítulo 23.
Las modificaciones no afectarán retroactivamente los Pedidos ya completados.
13.6 Servicios Adicionales
Determinados servicios ofrecidos por K-CHAN podrán estar sujetos a tarifas independientes de la Comisión General.
Entre otros, podrán comprender:
publicidad;
campañas patrocinadas;
herramientas analíticas;
posicionamiento preferencial;
soluciones basadas en inteligencia artificial;
integraciones tecnológicas;
servicios financieros;
cualquier otro servicio adicional.
La contratación de estos servicios será voluntaria, salvo que expresamente se indique lo contrario en las condiciones particulares del servicio.
13.7 Transparencia
K-CHAN identificará claramente en cada Liquidación:
la Comisión aplicada;
el porcentaje correspondiente;
los servicios adicionales contratados;
cualquier deducción relacionada con dichos servicios.
13.8 Promociones Comerciales
K-CHAN podrá ofrecer promociones temporales relacionadas con la Comisión, incluyendo:
reducción temporal de la Comisión;
exención parcial;
incentivos por volumen;
programas de lanzamiento;
beneficios para nuevas Tiendas;
campañas especiales.
La duración y condiciones de dichas promociones serán informadas previamente.
13.9 Programas para Grandes Comercios
K-CHAN podrá celebrar acuerdos comerciales específicos con cadenas, franquicias, grupos empresariales o grandes superficies.
Estos acuerdos podrán contemplar condiciones particulares relacionadas con:
Comisión;
servicios contratados;
herramientas tecnológicas;
reportes;
integraciones;
campañas comerciales;
soporte especializado.
Las condiciones particulares prevalecerán únicamente respecto de la Tienda o grupo empresarial correspondiente.
13.10 Facturación
La Comisión correspondiente a K-CHAN será registrada conforme a la legislación tributaria colombiana y podrá reflejarse en los documentos tributarios o comerciales que resulten aplicables.
13.11 Ajustes
Cuando se produzcan:
devoluciones;
reembolsos;
reversos;
errores de procesamiento;
ajustes contables;
la Comisión podrá ajustarse conforme a las reglas previstas en el presente Acuerdo.
13.12 No Exclusividad Comercial
El pago de la Comisión no implica exclusividad.
La Tienda continuará siendo libre de comercializar sus productos mediante:
establecimientos físicos;
canales propios;
plataformas competidoras;
aplicaciones de terceros;
cualquier otro canal legal de comercialización.
13.13 Revisión Comercial
K-CHAN podrá revisar periódicamente su estructura de comisiones con el fin de garantizar la sostenibilidad de la Plataforma y la competitividad de sus servicios.
Cualquier modificación de carácter general se realizará conforme al procedimiento establecido en el Capítulo 23.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda vende durante una semana productos por un valor de COP $5.000.000.
Aplicando la Comisión General del 6.5%, la Comisión correspondiente a K-CHAN será de COP $325.000, sin perjuicio de los ajustes, devoluciones, impuestos o servicios adicionales que resulten aplicables.
Ejemplo 2
Una cadena nacional celebra con K-CHAN un acuerdo comercial específico.
Las partes acuerdan una Comisión distinta a la Comisión General debido al volumen de operaciones esperado.
Dicha condición aplica únicamente a esa cadena y no modifica la Comisión General vigente para las demás Tiendas.
Ejemplo 3
Una Tienda contrata un servicio adicional de publicidad patrocinada durante un mes.
El valor correspondiente aparece identificado de manera independiente en la Liquidación Semanal y no modifica el porcentaje de la Comisión General.
Referencias Relacionadas
Capítulo 11 – Pagos
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 14 – Servicios Adicionales de la Plataforma
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 19 – Facturación e Impuestos
Capítulo 23 – Modificaciones a los Términos
Capítulo 14SERVICIOS ADICIONALES DE LA PLATAFORMA
14.1 Objetivo
El presente Capítulo regula los servicios adicionales que K-CHAN podrá ofrecer a las Tiendas para complementar la operación básica de la Plataforma, impulsar su crecimiento comercial y mejorar su eficiencia operativa.
La contratación o utilización de dichos servicios se regirá por el presente Acuerdo y, cuando corresponda, por condiciones particulares aplicables a cada servicio.
14.2 Evolución de los Servicios
La Tienda reconoce que K-CHAN es una plataforma tecnológica en constante evolución.
En consecuencia, K-CHAN podrá desarrollar, incorporar, modificar o retirar Servicios Adicionales cuando ello resulte conveniente para fortalecer la Plataforma, mejorar la experiencia de los usuarios o responder a nuevas necesidades del mercado.
14.3 Carácter Voluntario
Salvo que el presente Acuerdo o las condiciones particulares de un servicio indiquen expresamente lo contrario, la contratación de Servicios Adicionales será voluntaria.
La decisión de no utilizar un Servicio Adicional no afectará la afiliación de la Tienda ni su acceso a las funcionalidades esenciales de la Plataforma.
14.4 Tipos de Servicios
K-CHAN podrá ofrecer, entre otros, los siguientes Servicios Adicionales:
campañas de publicidad;
posicionamiento preferencial de productos;
promociones patrocinadas;
herramientas analíticas;
inteligencia artificial;
recomendaciones comerciales;
administración de inventarios;
programas de fidelización;
integraciones con software de terceros;
herramientas contables;
soluciones de facturación electrónica;
programas de capacitación;
soluciones financieras permitidas por la legislación;
cualquier otro servicio relacionado con la actividad comercial de las Tiendas.
La presente enumeración es enunciativa y no limitativa.
14.5 Servicios Basados en Inteligencia Artificial
K-CHAN podrá incorporar herramientas de inteligencia artificial destinadas a asistir a las Tiendas en actividades como:
estimación de demanda;
administración de inventarios;
recomendaciones de precios;
análisis de ventas;
generación de reportes;
atención automatizada;
clasificación de productos;
optimización operativa.
Las recomendaciones generadas por dichas herramientas tendrán carácter informativo y no sustituirán el criterio comercial de la Tienda.
14.6 Programas Comerciales con Fabricantes
K-CHAN podrá celebrar acuerdos con fabricantes, importadores, distribuidores o cualquier otro Aliado Comercial para desarrollar programas destinados a promover determinados productos o categorías.
Estos programas podrán incluir, entre otros:
campañas promocionales;
publicidad patrocinada;
posicionamiento destacado;
descuentos financiados por terceros;
cupones;
incentivos comerciales;
material publicitario;
actividades de mercadeo.
14.7 Participación en Programas Comerciales
La participación de la Tienda en Programas Comerciales organizados por K-CHAN, fabricantes u otros Aliados Comerciales será voluntaria y requerirá la aceptación expresa de la Tienda. La Tienda no será inscrita ni incluida por defecto en dichos programas.
La exclusión de un Programa Comercial no afectará la vigencia del presente Acuerdo.
14.8 Publicidad Patrocinada
K-CHAN podrá ofrecer espacios publicitarios dentro de la Plataforma a fabricantes, proveedores y otros Aliados Comerciales.
La existencia de publicidad patrocinada no implicará garantía alguna sobre la calidad, disponibilidad o preferencia de los productos anunciados.
Cuando resulte aplicable, el contenido patrocinado será identificado de manera razonablemente clara para los usuarios.
14.9 Posicionamiento Preferencial
K-CHAN podrá ofrecer servicios mediante los cuales una Tienda o un producto obtenga mayor visibilidad dentro de la Plataforma.
La utilización de estos servicios no garantizará un número determinado de ventas, pedidos o ingresos.
14.10 Integraciones Tecnológicas
K-CHAN podrá habilitar integraciones con sistemas de terceros, incluyendo, entre otros:
sistemas POS;
ERP;
software contable;
plataformas de inventario;
herramientas de comercio electrónico;
soluciones logísticas;
servicios de facturación.
Cada Tienda será responsable de la correcta configuración y utilización de dichas integraciones.
14.11 Servicios Prestados por Terceros
Algunos Servicios Adicionales podrán ser prestados total o parcialmente por terceros especializados.
En tales casos, la utilización del servicio podrá estar sujeta adicionalmente a las condiciones particulares del proveedor correspondiente.
K-CHAN procurará seleccionar proveedores que cumplan estándares razonables de calidad y seguridad.
14.12 Tarifas
Determinados Servicios Adicionales podrán generar cargos independientes de la Comisión General.
Las tarifas correspondientes serán informadas previamente a la contratación del servicio.
Ningún Servicio Adicional de pago será activado sin la aceptación de la Tienda, salvo que forme parte de un programa previamente aceptado o de una funcionalidad incluida dentro del servicio principal.
14.13 Modificación o Descontinuación
K-CHAN podrá modificar, reemplazar o descontinuar cualquier Servicio Adicional cuando ello resulte necesario por razones técnicas, comerciales, regulatorias o de seguridad.
Cuando la modificación afecte significativamente un servicio contratado por la Tienda, K-CHAN procurará comunicarla con una anticipación razonable.
14.14 Propiedad Intelectual
Todos los desarrollos tecnológicos, algoritmos, herramientas, interfaces, modelos de inteligencia artificial y demás activos utilizados para prestar los Servicios Adicionales serán de propiedad de K-CHAN o de sus respectivos titulares.
La utilización de dichos servicios no otorga a la Tienda derecho alguno sobre tales activos, salvo la licencia limitada de uso prevista en el presente Acuerdo.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Un fabricante de bebidas celebra un acuerdo con K-CHAN para promocionar una nueva línea de productos.
Las Tiendas participantes reciben mayor visibilidad para dichos productos durante el período de la campaña.
Una Tienda que desee participar acepta expresamente las condiciones del programa y queda incluida en la campaña. Una Tienda que no otorgue dicha aceptación no será incluida y su decisión no afectará su afiliación a la Plataforma.
Ejemplo 2
K-CHAN pone a disposición una herramienta de inteligencia artificial que analiza las ventas históricas de una Tienda y recomienda incrementar el inventario de determinados productos antes de un fin de semana festivo.
La Tienda decide seguir parcialmente la recomendación.
La decisión final continúa siendo responsabilidad exclusiva de la Tienda.
Ejemplo 3
Una Tienda contrata un servicio de posicionamiento preferencial durante una campaña del Día de la Madre.
Sus productos aparecen en una sección destacada de la Plataforma durante el período contratado.
La contratación del servicio no garantiza un número específico de ventas, pero incrementa la visibilidad de los productos participantes.
Referencias Relacionadas
Capítulo 7 – Publicación de Productos
Capítulo 13 – Comisiones
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 23 – Modificaciones a los Términos
Fin del Capítulo 14
Capítulo 15CANCELACIONES, REEMBOLSOS Y DEVOLUCIONES
15.1 Objetivo
El presente Capítulo regula las condiciones aplicables a la cancelación de Pedidos, el procesamiento de reembolsos, la devolución de productos y las responsabilidades de las partes cuando una operación no pueda completarse conforme a las condiciones originalmente aceptadas.
15.2 Principios Generales
K-CHAN promoverá la resolución rápida, transparente y justa de las incidencias relacionadas con Pedidos.
Toda cancelación, reembolso o devolución deberá gestionarse procurando equilibrar los derechos del Cliente, la Tienda y K-CHAN, de conformidad con la legislación colombiana y el presente Acuerdo.
15.3 Cancelación Antes de la Aceptación
Dado que los Pedidos se procesan con pago previo, la cancelación de un Pedido cuyo pago ya haya sido aprobado no quedará libre de consecuencias económicas por el solo hecho de que la Tienda aún no haya iniciado su atención. Cuando la cancelación sea atribuible a la Tienda, se aplicarán el cargo por cancelación y los costos de procesamiento de pago previstos en esta Sección.
Cuando la cancelación de un Pedido pagado sea atribuible a la Tienda, K-CHAN podrá descontar de la Liquidación de la Tienda un cargo de COP $500 por Pedido cancelado, más el costo efectivo de la pasarela o proveedor de pagos que K-CHAN haya incurrido y que no sea recuperable. El reembolso o reverso al Cliente se procesará conforme a los procedimientos del proveedor de servicios de pago.
15.4 Cancelación Después de la Aprobación del Pago
Una vez aprobado el pago y generado el Pedido pagado, la cancelación por la Tienda deberá limitarse a situaciones excepcionales, tales como:
falta inesperada de inventario;
imposibilidad de preparación;
fuerza mayor;
riesgo para la seguridad;
fraude;
orden de autoridad competente;
cualquier otra circunstancia objetiva que impida razonablemente el cumplimiento del Pedido.
Las cancelaciones atribuibles a la Tienda afectarán sus indicadores operativos. Cinco (5) cancelaciones atribuibles a la Tienda dentro de cualquier período móvil de treinta (30) días darán lugar a la suspensión automática de la Cuenta conforme a la Sección 16.3.1.
15.5 Cancelación Solicitada por el Cliente
Cuando el Cliente solicite la cancelación de un Pedido cuyo pago ya haya sido aprobado, la solicitud será evaluada teniendo en cuenta:
el estado de preparación;
la naturaleza del producto;
los costos ya incurridos;
las políticas comerciales aplicables;
la legislación colombiana sobre protección al consumidor.
15.6 Productos Sustitutos
Antes de cancelar un Pedido por falta de inventario, la Tienda deberá, cuando sea razonablemente posible, ofrecer al Cliente un producto sustituto conforme a las reglas previstas en el Capítulo 8.
La sustitución requerirá la aceptación expresa del Cliente.
15.7 Reembolsos
Cuando corresponda un reembolso, este podrá comprender:
el valor total del Pedido;
el valor parcial correspondiente a determinados productos;
otros valores cuya devolución resulte procedente conforme a la legislación aplicable o a las políticas vigentes de K-CHAN.
El procesamiento del reembolso podrá depender del medio de pago utilizado por el Cliente y de los tiempos operativos de las entidades financieras o proveedores de servicios de pago.
15.8 Devolución de Productos
Las devoluciones se regirán por la legislación colombiana y por la naturaleza de los productos comercializados.
La Tienda será responsable de atender las devoluciones cuando:
el producto entregado no corresponda al solicitado;
el producto presente defectos atribuibles a la Tienda;
exista un incumplimiento de las obligaciones legales aplicables;
proceda el ejercicio de un derecho reconocido por la legislación colombiana.
15.9 Productos No Susceptibles de Devolución
Determinados productos podrán no ser susceptibles de devolución cuando así lo permita la legislación colombiana, atendiendo a su naturaleza, condiciones sanitarias, perecibilidad u otras circunstancias legalmente reconocidas.
La aplicación de esta regla no limitará los derechos irrenunciables del consumidor.
15.10 Responsabilidad Económica
La asignación de los costos derivados de una cancelación, devolución o reembolso dependerá de la causa que origine la incidencia.
Entre otros criterios:
si la causa es atribuible a la Tienda, esta asumirá las consecuencias económicas correspondientes, incluyendo, cuando se cancele un Pedido pagado, el cargo de COP $500 por Pedido cancelado y el costo efectivo no recuperable de la pasarela o proveedor de pagos;
si la causa es atribuible a K-CHAN, K-CHAN asumirá las responsabilidades que le correspondan;
si la causa proviene del Cliente o de un tercero, las consecuencias económicas se determinarán conforme a la legislación aplicable y a las circunstancias particulares del caso.
15.11 Investigación de Incidencias
Cuando exista controversia sobre la causa de una cancelación o reembolso, K-CHAN podrá revisar:
registros electrónicos;
comunicaciones entre las partes;
evidencia fotográfica;
comprobantes de entrega;
información del proveedor logístico;
cualquier otra evidencia razonablemente disponible.
Las partes se comprometen a colaborar durante dicha revisión.
15.12 Registro Histórico
K-CHAN conservará un historial de:
cancelaciones;
devoluciones;
reembolsos;
reclamaciones relacionadas con Pedidos.
Esta información podrá utilizarse para:
mejorar la Plataforma;
generar indicadores;
detectar fraude;
resolver controversias;
cumplir obligaciones legales.
15.13 Indicadores Operativos
K-CHAN podrá generar indicadores relacionados con:
porcentaje de cancelaciones;
frecuencia de devoluciones;
tiempos de resolución;
reclamaciones de Clientes;
calidad del servicio.
Estos indicadores podrán utilizarse para emitir recomendaciones de mejora, determinar la participación en determinados programas comerciales o adoptar las medidas previstas en el Capítulo 16 cuando existan incumplimientos reiterados.
15.14 Solución Amistosa
Antes de adoptar medidas extraordinarias, K-CHAN procurará facilitar una solución razonable entre el Cliente y la Tienda cuando ello resulte posible y compatible con la legislación aplicable.
La intervención de K-CHAN tendrá como finalidad facilitar la comunicación y la resolución de la incidencia, sin asumir por ello responsabilidad sobre hechos atribuibles exclusivamente a una de las partes.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda acepta un Pedido de frutas.
Durante la preparación advierte que una de las referencias se encuentra agotada.
Antes de cancelar el Pedido, ofrece al Cliente una presentación equivalente.
El Cliente acepta el cambio y el Pedido continúa normalmente.
Ejemplo 2
Un Cliente recibe un producto diferente al solicitado.
La Tienda reconoce el error y autoriza el reembolso correspondiente.
K-CHAN registra la incidencia y refleja el ajuste en la siguiente Liquidación Semanal.
Ejemplo 3
Un Cliente solicita la devolución de un producto perecedero varios días después de haber sido entregado.
La solicitud es evaluada conforme a la legislación colombiana, la naturaleza del producto y las circunstancias particulares del caso antes de adoptar una decisión.
Referencias Relacionadas
Capítulo 8 – Inventario
Capítulo 10 – Pedidos
Capítulo 11 – Pagos
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 16 – Suspensión
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 24 – Ley Aplicable y Solución de Controversias
Fin del Capítulo 15
Capítulo 16SUSPENSIÓN
16.1 Objetivo
El presente Capítulo regula las circunstancias en las cuales K-CHAN podrá suspender temporalmente una Cuenta, el procedimiento aplicable, los derechos de la Tienda durante dicho proceso y las consecuencias derivadas de la suspensión.
La suspensión constituye una medida preventiva destinada a proteger la seguridad, estabilidad e integridad de la Plataforma y no constituye, por sí sola, una terminación del presente Acuerdo.
16.2 Principios
Toda suspensión deberá regirse, en la medida de lo razonablemente posible, por los siguientes principios:
buena fe;
proporcionalidad;
objetividad;
debido proceso contractual;
protección de los Clientes;
protección de la Plataforma;
protección de las demás Tiendas.
16.3 Causales de Suspensión
K-CHAN podrá suspender temporalmente una Cuenta cuando existan motivos razonables para considerar que la Tienda ha incurrido en alguna de las siguientes situaciones:
información falsa durante el registro;
incumplimiento del presente Acuerdo;
publicidad engañosa;
fraude o intento de fraude;
uso indebido de la Plataforma;
comercialización de productos prohibidos;
incumplimiento reiterado de Pedidos aceptados;
cancelaciones excesivas atribuibles a la Tienda;
manipulación de precios;
manipulación de inventarios;
utilización no autorizada de propiedad intelectual;
incumplimiento de obligaciones legales;
incumplimiento de requerimientos de K-CHAN;
creación de Cuentas para eludir una suspensión previa;
cualquier otra conducta que represente un riesgo significativo para la Plataforma o para sus usuarios.
16.3.1 Umbral Automático por Cancelaciones
Sin perjuicio de las demás causales de suspensión, cinco (5) cancelaciones de Pedidos pagados atribuibles a la Tienda dentro de cualquier período móvil de treinta (30) días darán lugar a la suspensión automática de la Cuenta. K-CHAN registrará las cancelaciones por Merchant ID y aplicará este umbral conforme a los registros operativos de la Plataforma. La suspensión permanecerá sujeta al procedimiento de revisión y levantamiento previsto en este Capítulo.
16.4 Suspensión Preventiva
Cuando existan indicios razonables de fraude, actividades ilícitas o riesgos que puedan causar un perjuicio inmediato, K-CHAN podrá imponer una suspensión preventiva sin necesidad de notificación previa.
En estos casos, K-CHAN procurará informar a la Tienda sobre la existencia de la suspensión y las razones generales que la motivaron tan pronto como resulte razonablemente posible y siempre que ello no comprometa investigaciones en curso, obligaciones legales o la seguridad de la Plataforma.
16.5 Notificación
Salvo en los casos previstos en la Sección 16.4 o cuando ello resulte imposible o contraproducente, K-CHAN notificará a la Tienda acerca de:
la suspensión;
las razones generales que la motivan;
las acciones necesarias para solicitar su levantamiento, cuando ello resulte procedente.
16.6 Derecho de Respuesta
La Tienda podrá presentar las explicaciones, aclaraciones o documentación que considere pertinente dentro del plazo indicado por K-CHAN o, en ausencia de un plazo específico, dentro de un término razonable.
K-CHAN evaluará la información recibida antes de adoptar una decisión definitiva, salvo que la naturaleza del caso requiera medidas inmediatas.
16.7 Investigación
Durante el período de suspensión, K-CHAN podrá realizar las verificaciones que considere razonablemente necesarias, incluyendo la revisión de:
registros electrónicos;
historial de Pedidos;
comunicaciones;
documentación suministrada por la Tienda;
información proveniente de autoridades competentes;
cualquier otra evidencia relevante.
La Tienda se compromete a colaborar de buena fe con dicho proceso.
16.8 Medidas Durante la Suspensión
Mientras permanezca suspendida, la Tienda podrá ver restringidas una o varias funcionalidades de la Plataforma, incluyendo:
recepción de nuevos Pedidos;
publicación de productos;
modificación del catálogo;
acceso a determinados Servicios Adicionales;
campañas comerciales;
herramientas administrativas.
K-CHAN procurará limitar las restricciones a aquellas estrictamente necesarias según la naturaleza del caso.
16.9 Pedidos en Curso
La suspensión no afectará automáticamente los Pedidos previamente aceptados.
K-CHAN determinará, según las circunstancias del caso, si dichos Pedidos:
continúan normalmente;
requieren medidas especiales;
deben cancelarse para proteger al Cliente.
La decisión deberá priorizar la protección del Cliente sin desconocer los derechos de la Tienda.
16.10 Levantamiento de la Suspensión
La suspensión podrá levantarse cuando:
desaparezcan las causas que la motivaron;
la Tienda subsane el incumplimiento;
finalice satisfactoriamente la investigación;
la documentación aportada resulte suficiente;
K-CHAN determine que la continuidad de la operación no representa un riesgo para la Plataforma.
16.11 Incumplimientos Reiterados
La reiteración de incumplimientos podrá ser considerada por K-CHAN al momento de determinar la duración de la suspensión o la procedencia de otras medidas previstas en el presente Acuerdo.
Lo anterior no impedirá que cada caso sea evaluado individualmente conforme a sus circunstancias particulares.
16.12 Conservación de Derechos
La suspensión no extingue:
las obligaciones económicas pendientes;
las Liquidaciones ya causadas;
las obligaciones tributarias;
las obligaciones de confidencialidad;
las obligaciones relacionadas con propiedad intelectual;
cualquier otra obligación que, por su naturaleza, deba subsistir.
16.13 No Discriminación
K-CHAN aplicará sus políticas de suspensión procurando mantener criterios uniformes para situaciones comparables.
La existencia de un precedente no impedirá considerar las circunstancias particulares de cada caso.
16.14 Reincidencia
Cuando una Tienda incurra reiteradamente en conductas que hayan dado lugar a suspensiones anteriores, K-CHAN podrá considerar dicho historial para determinar si procede una nueva suspensión, una suspensión de mayor duración o la terminación del presente Acuerdo conforme al Capítulo 17.
16.15 Registro de Suspensiones
K-CHAN conservará un registro interno de las suspensiones aplicadas a cada Merchant ID con el fin de:
administrar la Plataforma;
detectar reincidencias;
prevenir fraude;
atender requerimientos de autoridades competentes;
mejorar sus procesos internos.
La existencia de dicho registro no implicará la divulgación pública de la información.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda publica repetidamente promociones inexistentes para atraer Clientes.
K-CHAN detecta la conducta, solicita la corrección y, al persistir el incumplimiento, suspende temporalmente la Cuenta.
La Tienda presenta sus explicaciones, corrige las publicaciones y adopta medidas para evitar nuevas incidencias.
Verificado el cumplimiento, K-CHAN levanta la suspensión.
Ejemplo 2
K-CHAN detecta que una Tienda suspendida intenta abrir una nueva Cuenta utilizando un correo electrónico diferente, pero el mismo establecimiento, NIT y cuenta bancaria.
Tras verificar la relación entre ambas solicitudes, K-CHAN rechaza el nuevo registro y mantiene la suspensión del Merchant ID original.
Ejemplo 3
Durante una investigación por posible fraude, K-CHAN suspende preventivamente una Cuenta para evitar nuevos Pedidos mientras verifica la información disponible.
Finalizada la investigación y descartada la existencia de fraude, la Cuenta es reactivada y la Tienda recupera inmediatamente el acceso a la Plataforma.
Referencias Relacionadas
Capítulo 4 – Registro de la Tienda
Capítulo 5 – Cuenta de la Tienda
Capítulo 10 – Pedidos
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 15 – Cancelaciones, Reembolsos y Devoluciones
Capítulo 17 – Terminación
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 17TERMINACIÓN
17.1 Objetivo
El presente Capítulo regula las circunstancias en las cuales podrá terminar la relación contractual entre K-CHAN y la Tienda, así como los efectos jurídicos y operativos derivados de dicha terminación.
La terminación del presente Acuerdo deberá realizarse de manera ordenada, procurando proteger los derechos de las partes, la continuidad de las operaciones pendientes y la confianza de los Clientes.
17.2 Vigencia del Acuerdo
El presente Acuerdo tendrá una vigencia indefinida, iniciando en la fecha de su aceptación electrónica por parte de la Tienda y permaneciendo vigente hasta que sea terminado conforme a las disposiciones aquí previstas.
17.3 Terminación por la Tienda
La Tienda podrá terminar el presente Acuerdo en cualquier momento, sin necesidad de invocar causa alguna, mediante la notificación correspondiente a K-CHAN a través de los mecanismos habilitados para tal efecto.
La terminación no afectará:
los Pedidos previamente aceptados;
las Liquidaciones pendientes;
las obligaciones que por su naturaleza deban subsistir.
17.4 Terminación por K-CHAN
K-CHAN podrá terminar el presente Acuerdo cuando exista una causa objetiva y razonablemente justificada, incluyendo, entre otras:
incumplimiento grave del presente Acuerdo;
fraude comprobado;
reincidencia en incumplimientos relevantes;
utilización ilícita de la Plataforma;
comercialización de productos prohibidos;
falsedad documental;
incumplimiento de obligaciones legales;
intento de eludir una suspensión mediante la creación de nuevas Cuentas;
utilización indebida de la Plataforma que comprometa su seguridad o reputación;
cualquier otra conducta que haga imposible o irrazonable la continuación de la relación comercial.
17.5 Terminación Inmediata
K-CHAN podrá dar por terminado el presente Acuerdo de manera inmediata cuando la permanencia de la Tienda en la Plataforma represente un riesgo grave para:
los Clientes;
otras Tiendas;
la seguridad de la Plataforma;
el cumplimiento de obligaciones legales;
la reputación de K-CHAN.
Cuando las circunstancias lo permitan, K-CHAN informará a la Tienda las razones generales que motivaron la decisión.
17.6 Terminación por Mutuo Acuerdo
Las partes podrán terminar el presente Acuerdo de común acuerdo en cualquier momento, dejando constancia de dicha decisión mediante los mecanismos que K-CHAN habilite para tal efecto.
17.7 Efectos de la Terminación
A partir de la fecha efectiva de terminación:
la Tienda perderá el derecho de utilizar la Plataforma;
cesará la licencia de uso de las marcas y demás activos de K-CHAN;
dejarán de recibirse nuevos Pedidos;
finalizará el acceso a los Servicios Adicionales, salvo disposición expresa en contrario.
17.8 Pedidos Pendientes
La terminación no afectará automáticamente los Pedidos aceptados antes de su entrada en vigor.
K-CHAN determinará el tratamiento aplicable a dichos Pedidos considerando:
el estado de preparación;
la protección del Cliente;
las circunstancias que motivaron la terminación;
la viabilidad operativa de completar la transacción.
17.9 Liquidaciones Pendientes
La terminación del presente Acuerdo no extinguirá el derecho de la Tienda a recibir las Liquidaciones correspondientes a operaciones válidamente realizadas con anterioridad, una vez efectuadas las deducciones, compensaciones o retenciones legalmente procedentes.
17.10 Conservación de Información
K-CHAN podrá conservar los registros relacionados con la Cuenta, el Merchant ID y las operaciones realizadas durante el tiempo exigido por la legislación aplicable o el razonablemente necesario para:
atender requerimientos de autoridades competentes;
resolver controversias;
cumplir obligaciones legales;
proteger los derechos de K-CHAN y de terceros.
17.11 Restricción para Nuevos Registros
La terminación del presente Acuerdo por causas imputables a la Tienda no otorgará derecho a crear una nueva Cuenta con el propósito de continuar operando en la Plataforma.
K-CHAN podrá rechazar solicitudes de afiliación cuando existan elementos objetivos que permitan concluir razonablemente que el nuevo registro corresponde al mismo establecimiento, propietario, grupo empresarial o persona que previamente fue objeto de terminación.
Lo anterior no impedirá que un nuevo propietario, completamente independiente del anterior y debidamente verificado por K-CHAN, solicite una nueva afiliación conforme al procedimiento establecido en el Capítulo 4.
17.12 Cambio de Propiedad Posterior a la Terminación
Cuando un establecimiento cambie legítimamente de propietario después de la terminación del presente Acuerdo, el nuevo titular podrá solicitar una nueva afiliación.
K-CHAN evaluará la solicitud como un nuevo proceso de registro, sin que exista obligación de reutilizar el Merchant ID anterior ni de mantener las condiciones comerciales previamente aplicables.
17.13 Obligaciones que Subsisten
La terminación del presente Acuerdo no extinguirá aquellas obligaciones que, por su naturaleza, deban continuar vigentes, incluyendo:
confidencialidad;
propiedad intelectual;
protección de datos personales;
obligaciones tributarias;
Liquidaciones pendientes;
resolución de controversias;
conservación de registros.
17.14 No Renuncia de Derechos
La terminación del presente Acuerdo no implicará renuncia a los derechos que cualquiera de las partes pueda ejercer respecto de incumplimientos ocurridos durante su vigencia.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda decide cerrar definitivamente su establecimiento.
Notifica a K-CHAN su decisión.
Una vez completados los Pedidos pendientes y efectuadas las Liquidaciones correspondientes, el presente Acuerdo termina sin penalidad para ninguna de las partes.
Ejemplo 2
Tras varias suspensiones por publicidad engañosa y manipulación de inventario, una Tienda reincide en las mismas conductas.
K-CHAN determina que la continuidad de la relación comercial resulta incompatible con la integridad de la Plataforma y procede a la terminación del presente Acuerdo.
Posteriormente, la misma persona intenta registrarse utilizando un nuevo correo electrónico.
Al verificar que corresponde al mismo establecimiento y propietario, K-CHAN rechaza la nueva solicitud de afiliación.
Ejemplo 3
Un supermercado afiliado es vendido a una nueva sociedad comercial.
El nuevo propietario presenta la documentación correspondiente y solicita una nueva afiliación.
K-CHAN realiza el proceso de verificación previsto en el Capítulo 4 y, una vez aprobado, asigna un nuevo Merchant ID para iniciar una nueva relación contractual.
Referencias Relacionadas
Capítulo 4 – Registro de la Tienda
Capítulo 5 – Cuenta de la Tienda
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 16 – Suspensión
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
Capítulo 22 – Confidencialidad
Capítulo 24 – Ley Aplicable y Solución de Controversias
PARTE III
CUMPLIMIENTO Y RESPONSABILIDAD
Capítulo 18RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES
18.1 Objetivo
El presente Capítulo establece la distribución de responsabilidades entre K-CHAN, las Tiendas y los demás participantes de la Plataforma, definiendo el alcance de las obligaciones asumidas por cada parte durante la ejecución del presente Acuerdo.
18.2 Principio General
Cada parte será responsable exclusivamente por los actos, omisiones y obligaciones que le correspondan conforme al presente Acuerdo y a la legislación colombiana aplicable.
Ninguna disposición del presente Acuerdo podrá interpretarse en el sentido de trasladar automáticamente a una parte las responsabilidades propias de otra.
18.3 Responsabilidad de la Tienda
La Tienda será responsable, entre otros aspectos, de:
la legalidad de su actividad comercial;
la calidad, autenticidad y seguridad de los productos ofrecidos;
la exactitud de la información publicada;
la administración de su inventario;
los precios de venta;
la preparación de los Pedidos;
el cumplimiento de la legislación de protección al consumidor;
las garantías legalmente exigibles respecto de los productos comercializados;
el cumplimiento de las obligaciones tributarias que le correspondan;
las actuaciones de sus empleados, contratistas y Usuarios Autorizados.
18.4 Responsabilidad de K-CHAN
K-CHAN será responsable de:
poner a disposición la Plataforma conforme a condiciones comercialmente razonables;
administrar el procesamiento operativo de los Pedidos conforme a las funcionalidades disponibles;
realizar las Liquidaciones previstas en el presente Acuerdo;
proteger razonablemente la seguridad de la Plataforma;
atender las obligaciones expresamente asumidas en este Acuerdo.
K-CHAN no asumirá responsabilidades distintas de aquellas expresamente previstas en el presente Acuerdo o impuestas por la legislación aplicable.
18.5 Responsabilidad del Cliente
Las obligaciones del Cliente se regirán por los Términos y Condiciones aplicables a los usuarios de la Plataforma.
La Tienda reconoce que el Cliente es responsable, entre otros aspectos, de:
suministrar información correcta para la entrega;
realizar los pagos correspondientes;
utilizar la Plataforma conforme a las condiciones de uso;
actuar de buena fe durante el proceso de compra.
18.6 Productos
La Tienda será la única responsable por:
la calidad;
el estado;
la autenticidad;
el contenido;
el origen;
la legalidad;
el cumplimiento de las normas sanitarias;
la información suministrada respecto de los productos comercializados.
K-CHAN no fabrica, transforma, almacena ni controla físicamente los productos ofrecidos por las Tiendas.
18.7 Disponibilidad de la Plataforma
K-CHAN realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la disponibilidad de la Plataforma.
No obstante, la Plataforma podrá verse afectada por:
mantenimientos;
actualizaciones;
fallas de proveedores tecnológicos;
interrupciones de servicios públicos;
incidentes de ciberseguridad;
eventos de fuerza mayor;
circunstancias razonablemente fuera del control de K-CHAN.
18.8 Servicios Prestados por Terceros
Cuando determinados servicios sean prestados por terceros, incluyendo:
operadores logísticos;
entidades financieras;
procesadores de pago;
proveedores tecnológicos;
proveedores de servicios en la nube;
otros Aliados Comerciales;
cada uno será responsable por las obligaciones que legalmente le correspondan.
La participación de terceros no ampliará automáticamente la responsabilidad de K-CHAN respecto de actuaciones atribuibles exclusivamente a dichos terceros.
18.9 Información Publicada
La Tienda será responsable por la información que publique en la Plataforma.
K-CHAN podrá retirar contenido que incumpla el presente Acuerdo; sin embargo, la revisión realizada por K-CHAN no implica aprobación, certificación o garantía sobre la veracidad de dicha información.
18.10 Publicidad Engañosa
La Tienda será responsable por cualquier práctica que pueda constituir publicidad engañosa, información falsa o cualquier otra conducta que induzca a error a los Clientes.
En caso de que tales conductas ocasionen reclamaciones, investigaciones administrativas, sanciones o perjuicios a K-CHAN derivados de actuaciones imputables a la Tienda, esta deberá responder conforme a la legislación aplicable, sin perjuicio del derecho de K-CHAN a ejercer las acciones legales que correspondan.
18.11 Fuerza Mayor
Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento sea consecuencia directa de un evento de fuerza mayor o caso fortuito, conforme a la legislación colombiana.
La parte afectada procurará informar a la otra tan pronto como resulte razonablemente posible y adoptará medidas para mitigar los efectos del evento.
18.12 Mitigación de Daños
Las partes actuarán de buena fe para reducir los efectos de cualquier incidente que pueda generar perjuicios durante la ejecución del presente Acuerdo.
18.13 Limitación de Responsabilidad
Salvo en los casos en que la legislación colombiana disponga lo contrario, K-CHAN no será responsable por:
decisiones comerciales adoptadas por la Tienda;
disminución de ventas;
pérdida de oportunidades de negocio;
cambios en las condiciones del mercado;
actuaciones de terceros ajenos a su control;
interrupciones derivadas de eventos de fuerza mayor;
información incorrecta suministrada por la Tienda o por el Cliente.
La presente limitación no excluirá la responsabilidad de K-CHAN por dolo, culpa grave o aquellas obligaciones respecto de las cuales la ley prohíba su exclusión o limitación.
18.14 Indemnidad
La Tienda mantendrá indemne a K-CHAN frente a reclamaciones de terceros originadas directamente por:
incumplimientos imputables a la Tienda;
información falsa publicada por la Tienda;
comercialización de productos ilegales;
infracción de derechos de propiedad intelectual;
incumplimiento de obligaciones legales atribuibles a la Tienda.
Lo anterior no aplicará cuando la reclamación sea consecuencia de actos u omisiones imputables a K-CHAN.
18.15 Cooperación
Las partes se comprometen a colaborar de buena fe cuando resulte necesario atender:
reclamaciones;
investigaciones administrativas;
requerimientos judiciales;
solicitudes de autoridades competentes;
incidentes operativos relevantes.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda publica un medicamento cuya comercialización requiere autorización sanitaria.
La autoridad competente inicia una investigación.
La responsabilidad derivada de la comercialización del producto corresponderá a la Tienda, sin perjuicio de la colaboración que K-CHAN deba prestar a las autoridades conforme a la ley.
Ejemplo 2
Una falla general en la red bancaria impide procesar pagos durante varias horas.
Los Pedidos afectados permanecen temporalmente pendientes hasta el restablecimiento del servicio.
La interrupción constituye un evento ajeno al control razonable de K-CHAN.
Ejemplo 3
Una Tienda utiliza fotografías protegidas por derechos de autor sin autorización.
El titular presenta una reclamación contra K-CHAN debido a la publicación realizada en la Plataforma.
Si se determina que la infracción es atribuible a la Tienda, esta responderá conforme a la legislación aplicable y a lo previsto en la presente Sección.
Referencias Relacionadas
Capítulo 7 – Publicación de Productos
Capítulo 11 – Pagos
Capítulo 15 – Cancelaciones, Reembolsos y Devoluciones
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
Capítulo 22 – Confidencialidad
Capítulo 24 – Ley Aplicable y Solución de Controversias
Capítulo 19FACTURACIÓN E IMPUESTOS
19.1 Objetivo
El presente Capítulo regula las obligaciones generales de las partes en materia de facturación, documentación tributaria, impuestos y demás obligaciones fiscales derivadas de la utilización de la Plataforma.
Cada parte será responsable del cumplimiento de las obligaciones tributarias que le correspondan conforme a la legislación colombiana.
19.2 Independencia Tributaria
La Tienda reconoce que desarrolla su actividad económica de manera independiente.
En consecuencia, será exclusivamente responsable de:
su inscripción y actualización ante las autoridades tributarias;
el cumplimiento de sus obligaciones fiscales;
la determinación del régimen tributario aplicable;
la presentación de declaraciones tributarias;
el pago de impuestos, contribuciones y demás obligaciones que legalmente le correspondan.
La utilización de la Plataforma no modifica la condición tributaria de la Tienda.
19.3 Facturación
Cada parte expedirá los documentos tributarios que legalmente le correspondan respecto de las operaciones realizadas en desarrollo del presente Acuerdo.
K-CHAN podrá emitir las facturas, documentos equivalentes o soportes relacionados con:
sus Comisiones;
Servicios Adicionales;
otros conceptos que le correspondan conforme al presente Acuerdo.
La Tienda será responsable de emitir los documentos tributarios correspondientes a la venta de sus productos cuando la legislación así lo exija.
19.4 Facturación Electrónica
Cuando resulte aplicable, las partes cumplirán las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica conforme a la normativa expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y demás autoridades competentes.
19.5 Información Tributaria
La Tienda se compromete a mantener actualizada la información tributaria suministrada a K-CHAN, incluyendo, entre otros aspectos:
NIT;
razón social;
régimen tributario;
responsabilidad frente al IVA;
información de facturación electrónica;
demás datos que resulten necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales.
19.6 Retenciones
Cuando la legislación aplicable lo exija, K-CHAN podrá practicar las retenciones tributarias correspondientes.
Las retenciones efectuadas serán reflejadas en la Liquidación correspondiente y en los certificados que legalmente deban expedirse.
19.7 Modificaciones Tributarias
Si durante la vigencia del presente Acuerdo se producen modificaciones en la legislación tributaria que afecten la operación de la Plataforma, las partes ajustarán el cumplimiento de sus obligaciones conforme a la nueva normativa.
K-CHAN podrá realizar las modificaciones operativas necesarias para dar cumplimiento a dichas disposiciones.
19.8 Información Incorrecta
La Tienda será responsable por las consecuencias derivadas del suministro de información tributaria falsa, incompleta o desactualizada.
Cuando dicha información impida la correcta emisión de documentos tributarios o el cumplimiento de obligaciones legales, K-CHAN podrá suspender temporalmente determinados procesos administrativos hasta tanto la información sea corregida.
19.9 Auditorías y Requerimientos
Las partes colaborarán de buena fe para atender requerimientos formulados por autoridades tributarias o administrativas relacionados con operaciones realizadas mediante la Plataforma.
Lo anterior se entenderá sin perjuicio de las obligaciones de confidencialidad y protección de datos personales previstas en el presente Acuerdo.
19.10 Conservación de Documentos
Cada parte conservará la documentación tributaria que le corresponda durante el término exigido por la legislación colombiana.
K-CHAN podrá conservar registros electrónicos relacionados con:
Liquidaciones;
Comisiones;
Pagos;
documentos tributarios;
reportes operativos;
registros contables asociados a la Plataforma.
19.11 Régimen Tributario
La Tienda será responsable de informar oportunamente cualquier modificación relacionada con su régimen tributario o con cualquier circunstancia que pueda afectar el tratamiento fiscal de las operaciones realizadas mediante la Plataforma.
19.12 Asesoría Tributaria
La Plataforma podrá poner a disposición herramientas informativas relacionadas con procesos administrativos o tributarios.
Dichas herramientas tendrán únicamente fines informativos y no constituirán asesoría contable, tributaria, financiera o jurídica.
La Tienda deberá acudir a sus propios asesores cuando requiera orientación especializada.
19.13 Cumplimiento Normativo
Las partes se comprometen a desarrollar sus actividades conforme a la legislación tributaria vigente y a adoptar las medidas razonablemente necesarias para prevenir el fraude fiscal, la evasión tributaria y cualquier otra conducta contraria al ordenamiento jurídico.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda actualiza su condición tributaria pasando del Régimen Simple de Tributación al régimen ordinario.
Antes de la siguiente Liquidación, actualiza dicha información en el Portal de Comercios.
K-CHAN utiliza la información actualizada para emitir los documentos tributarios correspondientes conforme a la legislación vigente.
Ejemplo 2
La DIAN modifica los requisitos aplicables a la facturación electrónica.
K-CHAN adapta sus procesos internos para cumplir la nueva regulación y comunica a las Tiendas las modificaciones operativas que resulten necesarias.
Ejemplo 3
Durante una revisión tributaria, una autoridad solicita información relacionada con determinadas operaciones realizadas mediante la Plataforma.
K-CHAN suministra únicamente la información que legalmente corresponda, preservando la confidencialidad de la información no requerida y la protección de los datos personales conforme a la legislación aplicable.
Referencias Relacionadas
Capítulo 11 – Pagos
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 13 – Comisiones
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
Capítulo 22 – Confidencialidad
Capítulo 24 – Ley Aplicable y Solución de Controversias
Fin del Capítulo 19
Capítulo 20PROPIEDAD INTELECTUAL
20.1 Objetivo
El presente Capítulo regula la titularidad, uso y protección de los derechos de propiedad intelectual relacionados con la Plataforma K-CHAN y con los contenidos utilizados durante la ejecución del presente Acuerdo.
20.2 Titularidad de la Plataforma
La Plataforma, incluyendo su software, aplicaciones, interfaces, diseño, estructura, funcionalidades, algoritmos, bases de datos, documentación técnica, desarrollos tecnológicos y demás elementos que la integran, son de propiedad exclusiva de K-CHAN o de sus respectivos licenciantes.
Nada de lo previsto en el presente Acuerdo podrá interpretarse como una transferencia de dichos derechos a favor de la Tienda.
20.3 Marcas
"K-CHAN", su logotipo, nombres comerciales, marcas, diseños distintivos y demás signos utilizados por la Plataforma son propiedad de K-CHAN o de sus respectivos titulares.
La Tienda únicamente podrá utilizarlos en la forma expresamente autorizada por K-CHAN y exclusivamente mientras el presente Acuerdo permanezca vigente.
20.4 Licencia Limitada de Uso
Mientras el presente Acuerdo permanezca vigente, K-CHAN concede a la Tienda una licencia:
limitada;
no exclusiva;
no transferible;
revocable;
sin derecho de sublicencia;
para utilizar la Plataforma únicamente con el fin de comercializar sus productos conforme al presente Acuerdo.
20.5 Restricciones
La Tienda se abstendrá de:
copiar la Plataforma;
modificar el software;
descompilar;
realizar ingeniería inversa;
crear obras derivadas;
intentar acceder al código fuente;
eliminar avisos de propiedad intelectual;
utilizar la Plataforma para desarrollar productos competidores mediante copia de sus componentes protegidos.
Lo anterior no limitará los derechos que la legislación colombiana reconozca de manera imperativa.
20.6 Información Comercial de la Tienda
La información correspondiente a:
nombre comercial;
logotipos;
fotografías propias;
descripciones elaboradas por la Tienda;
demás contenidos proporcionados directamente por la Tienda;
continuará siendo propiedad de la Tienda o de sus respectivos titulares.
Mediante el presente Acuerdo, la Tienda concede a K-CHAN una licencia no exclusiva, mundial, libre de regalías mientras el Acuerdo permanezca vigente, para utilizar dicho contenido únicamente con el fin de operar, promocionar y mejorar la Plataforma.
20.7 Bases de Datos de la Plataforma
Las bases de datos desarrolladas, organizadas o administradas por K-CHAN constituyen activos estratégicos de la Plataforma.
Lo anterior incluye, entre otros:
catálogos consolidados;
estructuras de información;
estadísticas agregadas;
índices;
desarrollos analíticos;
modelos predictivos;
sistemas de recomendación;
información generada por la operación de la Plataforma.
20.8 Información de Clientes
La información generada como consecuencia de la utilización de la Plataforma respecto de los Clientes, sus interacciones, historial de compras, preferencias, comportamiento dentro de la Plataforma y demás datos administrados por K-CHAN forman parte de los activos operativos de la Plataforma y serán administrados por K-CHAN de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos personales.
Lo anterior no limita el acceso de la Tienda a la información necesaria para cumplir adecuadamente los Pedidos realizados por sus propios Clientes ni los derechos que la legislación colombiana reconozca a los titulares de los datos personales.
20.9 Datos Agregados
K-CHAN podrá utilizar información agregada, anonimizada o estadística derivada de la operación de la Plataforma para:
desarrollar nuevos servicios;
generar indicadores;
elaborar estudios de mercado;
mejorar algoritmos;
entrenar herramientas de inteligencia artificial;
optimizar la experiencia de usuarios;
realizar análisis comerciales.
Dicha información será utilizada de manera que no permita identificar individualmente a una persona cuando la legislación así lo requiera.
20.10 Retroalimentación
Las sugerencias, comentarios, recomendaciones o propuestas de mejora que la Tienda comunique voluntariamente a K-CHAN podrán ser utilizadas por K-CHAN para mejorar la Plataforma sin generar obligación de compensación económica, salvo acuerdo escrito en contrario.
20.11 Desarrollos Futuros
Todos los desarrollos tecnológicos creados por K-CHAN durante la vigencia del presente Acuerdo, incluyendo nuevas funcionalidades, herramientas de inteligencia artificial, aplicaciones, módulos, algoritmos y mejoras de software, serán de propiedad exclusiva de K-CHAN o de sus respectivos titulares.
20.12 Protección de Derechos
La Tienda notificará oportunamente a K-CHAN cuando tenga conocimiento de un uso no autorizado de la Plataforma, de las marcas o de cualquier otro activo de propiedad intelectual de K-CHAN que pueda afectar la operación del servicio.
20.13 Terminación
La terminación del presente Acuerdo extinguirá inmediatamente la licencia de uso concedida a la Tienda respecto de la Plataforma, sin perjuicio de las obligaciones que por su naturaleza deban subsistir.
La Tienda cesará toda utilización de:
marcas;
logotipos;
material institucional;
software;
documentación protegida;
que pertenezca a K-CHAN.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda descarga imágenes oficiales de K-CHAN para anunciar que ahora hace parte de la Plataforma.
Mientras el presente Acuerdo permanezca vigente y utilice las marcas conforme a las políticas de identidad corporativa, dicho uso estará autorizado.
Si posteriormente termina su afiliación, deberá retirar dichas marcas de sus canales comerciales dentro de un plazo razonable.
Ejemplo 2
Una empresa desarrolla un software copiando parcialmente la interfaz, estructura funcional y componentes protegidos de la Plataforma K-CHAN.
K-CHAN podrá ejercer las acciones legales correspondientes para proteger sus derechos de propiedad intelectual.
Ejemplo 3
Durante varios años, K-CHAN recopila información estadística agregada sobre hábitos de compra.
Utiliza dicha información para desarrollar un nuevo sistema de inteligencia artificial que recomienda inventarios a las Tiendas.
La utilización de información agregada y anonimizada conforme a la legislación aplicable no modifica la titularidad de los datos personales ni los derechos de sus titulares.
Referencias Relacionadas
Capítulo 7 – Publicación de Productos
Capítulo 14 – Servicios Adicionales de la Plataforma
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
Capítulo 22 – Confidencialidad
Capítulo 17 – Terminación
Fin del Capítulo 20
Capítulo 21PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
21.1 Objetivo
El presente Capítulo regula el tratamiento de los datos personales que puedan ser recopilados, utilizados, almacenados, transmitidos o procesados durante la utilización de la Plataforma K-CHAN.
Las partes se comprometen a cumplir la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales.
21.2 Principios
El tratamiento de datos personales se realizará conforme, entre otros, a los siguientes principios:
legalidad;
finalidad;
libertad;
transparencia;
acceso y circulación restringida;
seguridad;
confidencialidad;
responsabilidad demostrada.
21.3 Responsabilidad de las Partes
Cada parte será responsable del tratamiento de los datos personales que administre conforme a la legislación aplicable y a las funciones que desempeñe dentro de la Plataforma.
La existencia del presente Acuerdo no implica que una parte asuma automáticamente la responsabilidad por el tratamiento efectuado por la otra.
21.4 Datos Tratados por K-CHAN
K-CHAN podrá tratar, entre otros:
información de registro de las Tiendas;
información de Usuarios Autorizados;
información de Clientes;
información relacionada con Pedidos;
historial operativo;
registros de pagos;
información técnica sobre el uso de la Plataforma;
información necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales.
El tratamiento se realizará únicamente para las finalidades autorizadas por la legislación y por las políticas de privacidad de K-CHAN.
21.5 Datos Compartidos con la Tienda
K-CHAN podrá compartir con la Tienda únicamente los datos personales razonablemente necesarios para:
preparar el Pedido;
entregar los productos;
atender solicitudes del Cliente;
gestionar devoluciones;
cumplir obligaciones legales relacionadas con la operación.
La Tienda utilizará dicha información exclusivamente para dichos fines.
21.6 Uso Restringido
La Tienda se obliga a no utilizar la información de los Clientes para fines distintos de la ejecución de los Pedidos, salvo que cuente con una base legal o autorización que lo permita conforme a la legislación aplicable.
En particular, la Tienda no podrá utilizar los datos obtenidos a través de la Plataforma para:
crear bases de datos paralelas;
enviar publicidad no autorizada;
realizar campañas comerciales independientes utilizando información obtenida exclusivamente por medio de la Plataforma;
vender o compartir información con terceros sin autorización legal.
21.7 Seguridad de la Información
Cada parte adoptará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra:
acceso no autorizado;
pérdida;
destrucción;
alteración;
divulgación;
uso indebido.
21.8 Incidentes de Seguridad
Cuando cualquiera de las partes tenga conocimiento de un incidente de seguridad que pueda afectar datos personales relacionados con la operación de la Plataforma, deberá adoptar las medidas razonablemente necesarias para contener el incidente y cumplir las obligaciones legales que resulten aplicables.
Cuando corresponda, las partes colaborarán para atender adecuadamente la situación.
21.9 Conservación de la Información
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir:
las finalidades del tratamiento;
obligaciones legales;
requerimientos de autoridades competentes;
resolución de controversias;
obligaciones contractuales.
Finalizado dicho período, la información será eliminada, anonimizada o tratada conforme a la legislación aplicable.
21.10 Derechos de los Titulares
Los titulares de los datos personales podrán ejercer los derechos que les reconoce la legislación colombiana, incluyendo, cuando resulte aplicable:
conocer los datos objeto de tratamiento;
solicitar su actualización;
solicitar su rectificación;
solicitar su supresión cuando proceda;
revocar autorizaciones conforme a la ley;
presentar consultas y reclamaciones.
K-CHAN dispondrá de mecanismos razonables para atender dichas solicitudes.
21.11 Transferencia y Transmisión
Cuando resulte necesario para la operación de la Plataforma, K-CHAN podrá transmitir o transferir datos personales a proveedores o aliados que participen en la prestación de los servicios.
Dichas operaciones deberán realizarse conforme a la legislación aplicable y mediante las garantías jurídicas y contractuales que correspondan.
21.12 Proveedores Tecnológicos
K-CHAN podrá utilizar proveedores especializados para prestar servicios relacionados con:
alojamiento en la nube;
procesamiento de pagos;
comunicaciones;
análisis de datos;
inteligencia artificial;
soporte técnico;
almacenamiento de información.
La utilización de dichos proveedores no exime a K-CHAN del cumplimiento de las obligaciones que legalmente le correspondan como responsable o encargado del tratamiento, según el caso.
21.13 Datos Agregados y Anonimizados
K-CHAN podrá utilizar información agregada, anonimizada o estadística derivada de la operación de la Plataforma para:
mejorar los servicios;
desarrollar nuevos productos;
realizar análisis comerciales;
entrenar herramientas de inteligencia artificial;
elaborar indicadores;
optimizar procesos internos.
Siempre que la legislación lo exija, dicha información deberá procesarse de manera que no permita identificar individualmente a los titulares.
21.14 Política de Privacidad
El tratamiento de los datos personales se complementará con la Política de Privacidad de K-CHAN, la cual hará parte integral del ecosistema documental de la Plataforma.
En caso de conflicto entre la Política de Privacidad y el presente Acuerdo respecto del tratamiento de datos personales, prevalecerán las disposiciones legales aplicables.
21.15 Cooperación
Las partes colaborarán de buena fe para atender:
consultas;
reclamaciones;
requerimientos judiciales;
requerimientos administrativos;
solicitudes de autoridades competentes relacionadas con datos personales.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda recibe el nombre, número telefónico y dirección de entrega de un Cliente para preparar un Pedido.
Una vez finalizada la entrega, la Tienda no podrá utilizar dicha información para enviar promociones propias fuera de la Plataforma, salvo que cuente con una base legal o autorización válida conforme a la legislación aplicable.
Ejemplo 2
Un Cliente solicita la actualización de su información personal.
K-CHAN procesa la solicitud conforme a los procedimientos previstos en su Política de Privacidad y en la legislación colombiana.
Ejemplo 3
K-CHAN utiliza millones de registros históricos completamente anonimizados para mejorar un sistema de inteligencia artificial que optimiza recomendaciones de productos.
Dicho tratamiento no permite identificar individualmente a ningún Cliente y se realiza conforme a la legislación aplicable.
Referencias Relacionadas
Capítulo 11 – Pagos
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 22 – Confidencialidad
Capítulo 22CONFIDENCIALIDAD
22.1 Objetivo
El presente Capítulo regula el tratamiento de la información confidencial intercambiada entre K-CHAN y la Tienda durante la negociación, celebración, ejecución y terminación del presente Acuerdo.
Las partes reconocen que la protección de dicha información constituye un elemento esencial de la relación comercial.
22.2 Información Confidencial
Para efectos del presente Acuerdo, se entenderá por Información Confidencial toda información, cualquiera sea su formato o medio de transmisión, que no sea de conocimiento público y que una de las partes revele a la otra en relación con la Plataforma o con la ejecución del presente Acuerdo.
La Información Confidencial podrá incluir, entre otros:
estrategias comerciales;
planes de negocio;
información financiera;
condiciones comerciales particulares;
estructuras de precios;
descuentos negociados;
reportes internos;
desarrollos tecnológicos;
algoritmos;
código fuente no público;
documentación técnica;
información sobre clientes;
información sobre proveedores;
procesos internos;
manuales operativos;
información de seguridad;
cualquier otra información identificada como confidencial o que razonablemente deba entenderse como tal por su naturaleza.
22.3 Obligaciones de las Partes
Cada parte se compromete a:
utilizar la Información Confidencial únicamente para la ejecución del presente Acuerdo;
protegerla con un grado de diligencia al menos equivalente al utilizado para proteger su propia información confidencial;
no divulgarla a terceros no autorizados;
limitar su acceso únicamente a quienes necesiten conocerla para cumplir sus funciones;
adoptar medidas razonables para evitar su uso indebido.
22.4 Excepciones
Las obligaciones de confidencialidad no serán aplicables respecto de información que:
sea de dominio público sin incumplimiento del presente Acuerdo;
ya se encontrara legítimamente en poder de la parte receptora antes de su divulgación;
sea obtenida legítimamente de un tercero sin obligación de confidencialidad;
deba revelarse por mandato legal, orden judicial o requerimiento de autoridad competente.
En estos casos, la parte receptora procurará, cuando legalmente sea posible, informar previamente a la otra parte sobre dicha divulgación.
22.5 Divulgación a Empleados y Contratistas
La Información Confidencial podrá ser compartida con:
empleados;
contratistas;
asesores profesionales;
auditores;
proveedores tecnológicos;
siempre que dichas personas necesiten conocer la información para cumplir funciones relacionadas con el presente Acuerdo y estén sujetas a obligaciones de confidencialidad apropiadas.
22.6 Información Comercial de la Tienda
K-CHAN tratará como confidencial la información comercial no pública de la Tienda, incluyendo, entre otros:
acuerdos comerciales particulares;
condiciones negociadas;
estrategias comerciales;
información financiera no pública;
reportes internos suministrados por la Tienda.
Lo anterior no impedirá a K-CHAN utilizar información agregada o anonimizada conforme a lo previsto en el Capítulo 20 y en el Capítulo 21.
22.7 Información de K-CHAN
La Tienda reconoce que constituyen Información Confidencial de K-CHAN, entre otros:
desarrollos tecnológicos;
algoritmos;
arquitectura de la Plataforma;
procedimientos internos;
herramientas de inteligencia artificial;
metodologías operativas;
estrategias comerciales;
información de seguridad;
documentación técnica no pública.
22.8 Medidas de Seguridad
Cada parte implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la Información Confidencial frente a:
acceso no autorizado;
pérdida;
alteración;
destrucción;
divulgación accidental;
uso indebido.
22.9 Incidentes
Cuando una de las partes tenga conocimiento de una divulgación no autorizada de Información Confidencial relacionada con el presente Acuerdo, deberá informar a la otra parte tan pronto como sea razonablemente posible y colaborar para mitigar sus efectos.
22.10 Duración de la Obligación
Las obligaciones de confidencialidad permanecerán vigentes durante toda la ejecución del presente Acuerdo y continuarán por un período de cinco (5) años contados a partir de su terminación, salvo que la legislación aplicable establezca un término superior o que la naturaleza de la información requiera una protección más prolongada.
Las obligaciones relacionadas con secretos empresariales o información cuya protección sea indefinida conforme a la ley subsistirán mientras dicha información conserve tal carácter.
22.11 Devolución o Eliminación
Cuando la relación contractual termine y cualquiera de las partes lo solicite, la parte receptora devolverá o eliminará la Información Confidencial que no esté obligada a conservar por disposición legal o por necesidades legítimas de archivo, auditoría, cumplimiento normativo o resolución de controversias.
22.12 No Licencia
La revelación de Información Confidencial no implica la concesión de licencia, cesión o transferencia de derechos de propiedad intelectual o de cualquier otro derecho sobre dicha información.
22.13 Medidas Judiciales
El incumplimiento de las obligaciones previstas en este Capítulo podrá dar lugar al ejercicio de las acciones judiciales o administrativas que correspondan conforme a la legislación aplicable, incluyendo la solicitud de medidas destinadas a prevenir o detener el uso o divulgación no autorizada de Información Confidencial.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una cadena de supermercados negocia con K-CHAN una Comisión preferencial del 5% debido a su volumen de operaciones.
Dicha condición comercial constituye Información Confidencial.
Otra Tienda no tendrá derecho a conocer las condiciones negociadas ni podrá exigir automáticamente el mismo porcentaje.
Ejemplo 2
K-CHAN comparte con una Tienda un documento técnico para integrar su sistema ERP con la Plataforma.
La Tienda podrá utilizar dicha documentación exclusivamente para realizar la integración autorizada y no podrá divulgarla a terceros sin autorización.
Ejemplo 3
Durante una auditoría tributaria, una autoridad competente solicita determinada información relacionada con operaciones realizadas mediante la Plataforma.
K-CHAN suministra únicamente la información legalmente requerida.
La divulgación realizada en cumplimiento de una obligación legal no constituye incumplimiento de este Capítulo.
Referencias Relacionadas
Capítulo 13 – Comisiones
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 19 – Facturación e Impuestos
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
Capítulo 24 – Ley Aplicable y Solución de Controversias
PARTE IV
DISPOSICIONES GENERALES
Capítulo 23MODIFICACIONES AL ACUERDO
23.1 Objetivo
El presente Capítulo regula el procedimiento mediante el cual K-CHAN podrá modificar el presente Acuerdo, así como los derechos de las Tiendas frente a dichas modificaciones.
El propósito de este procedimiento es permitir la evolución de la Plataforma garantizando, al mismo tiempo, la transparencia y la seguridad jurídica de las partes.
23.2 Evolución de la Plataforma
La Tienda reconoce que K-CHAN es una plataforma tecnológica en permanente desarrollo.
En consecuencia, K-CHAN podrá modificar el presente Acuerdo cuando ello resulte razonablemente necesario para:
incorporar nuevas funcionalidades;
adaptar la Plataforma a cambios tecnológicos;
cumplir nuevas obligaciones legales o regulatorias;
mejorar la seguridad;
optimizar la operación;
introducir nuevos servicios;
actualizar procesos internos;
proteger la integridad de la Plataforma.
23.3 Derecho de Modificación
K-CHAN podrá modificar total o parcialmente el presente Acuerdo.
Las modificaciones deberán realizarse de buena fe y no tendrán efectos retroactivos sobre derechos u obligaciones ya consolidados, salvo cuando una disposición legal exija lo contrario.
23.4 Comunicación de las Modificaciones
Cuando las modificaciones sean de carácter material, K-CHAN procurará informar a las Tiendas con una anticipación razonable mediante uno o varios de los siguientes medios:
Portal de Comercios;
correo electrónico registrado;
aplicación móvil;
sitio web oficial;
otros medios electrónicos habilitados por K-CHAN.
Las modificaciones de carácter operativo o administrativo que no afecten sustancialmente los derechos u obligaciones de las Tiendas podrán comunicarse mediante su publicación en la Plataforma.
23.5 Entrada en Vigencia
Salvo que se indique una fecha diferente, las modificaciones entrarán en vigor en la fecha informada por K-CHAN en la comunicación correspondiente.
23.6 Oposición de la Tienda
Si la Tienda no está de acuerdo con una modificación material del presente Acuerdo, podrá terminar la relación contractual antes de la fecha de entrada en vigencia de dicha modificación, sin penalidad.
La terminación no afectará:
las Liquidaciones pendientes;
los Pedidos previamente aceptados;
las obligaciones que, por su naturaleza, deban subsistir.
23.7 Continuidad de Uso
La utilización de la Plataforma por parte de la Tienda con posterioridad a la entrada en vigor de las modificaciones constituirá aceptación electrónica de las mismas, salvo que la legislación aplicable exija una forma diferente de manifestación de voluntad.
23.8 Modificaciones Individuales
Nada de lo previsto en este Capítulo impedirá que K-CHAN y una Tienda celebren acuerdos comerciales particulares respecto de:
Comisión;
Servicios Adicionales;
programas comerciales;
integraciones tecnológicas;
condiciones empresariales especiales;
siempre que dichos acuerdos consten por escrito o mediante aceptación electrónica verificable.
23.9 Cambios Exigidos por la Ley
Cuando una modificación resulte necesaria para cumplir una disposición legal, una orden judicial o un requerimiento de una autoridad competente, K-CHAN podrá implementarla en el plazo exigido por la norma correspondiente.
Cuando resulte posible, K-CHAN informará previamente a las Tiendas sobre dichos cambios.
23.10 Versiones del Acuerdo
K-CHAN conservará un historial razonable de las versiones del presente Acuerdo.
Cada versión indicará, cuando resulte apropiado:
fecha de publicación;
fecha de entrada en vigor;
número de versión;
cambios relevantes incorporados.
23.11 Modificaciones Operativas
K-CHAN podrá actualizar:
manuales operativos;
guías técnicas;
especificaciones de integración;
políticas complementarias;
procedimientos administrativos;
sin necesidad de modificar formalmente el presente Acuerdo, siempre que dichas actualizaciones no alteren sustancialmente los derechos y obligaciones aquí establecidos.
23.12 Buena Fe
Las modificaciones al presente Acuerdo deberán interpretarse conforme a los principios de buena fe, equilibrio contractual y razonabilidad.
Ninguna modificación podrá interpretarse como una renuncia automática de los derechos previamente adquiridos por cualquiera de las partes, salvo disposición expresa y válida conforme a la legislación aplicable.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
K-CHAN desarrolla una nueva herramienta de inteligencia artificial para asistir a las Tiendas en la administración del inventario.
Como consecuencia, incorpora nuevas disposiciones al presente Acuerdo relacionadas con dicho servicio.
Las Tiendas reciben una comunicación previa indicando la fecha de entrada en vigor de la nueva versión.
Ejemplo 2
El Congreso de la República expide una nueva ley que modifica determinadas obligaciones aplicables a las plataformas digitales.
K-CHAN actualiza el presente Acuerdo para cumplir la nueva normativa e informa oportunamente a las Tiendas sobre los cambios correspondientes.
Ejemplo 3
Una Tienda no está de acuerdo con una modificación material relacionada con las condiciones comerciales de la Plataforma.
Antes de la fecha de entrada en vigor, comunica su decisión de terminar el Acuerdo.
La terminación se realiza sin penalidad y las Liquidaciones pendientes continúan su trámite normal.
Referencias Relacionadas
Capítulo 13 – Comisiones
Capítulo 14 – Servicios Adicionales
Capítulo 17 – Terminación
Capítulo 24 – Ley Aplicable y Solución de Controversias
Capítulo 25 – Disposiciones Generales
Fin del Capítulo 23
Capítulo 24LEY APLICABLE Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
24.1 Objetivo
El presente Capítulo regula la legislación aplicable al presente Acuerdo y el procedimiento que las partes procurarán seguir para resolver cualquier diferencia derivada de su interpretación, ejecución, cumplimiento o terminación.
24.2 Ley Aplicable
El presente Acuerdo se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República de Colombia, sin perjuicio de las normas imperativas que puedan resultar aplicables.
24.3 Buena Fe
Las partes procurarán resolver cualquier diferencia de buena fe, privilegiando el diálogo y la cooperación antes de acudir a mecanismos formales de solución de controversias.
24.4 Negociación Directa
Antes de iniciar cualquier actuación judicial, las partes procurarán sostener conversaciones directas con el propósito de alcanzar una solución amistosa.
Cualquiera de las partes podrá presentar por escrito una solicitud de revisión de la controversia, indicando de manera razonablemente clara:
los hechos relevantes;
las disposiciones del Acuerdo involucradas;
la solución propuesta.
La otra parte procurará responder dentro de un plazo razonable.
24.5 Mecanismos Alternativos
Cuando la naturaleza del conflicto lo permita y ambas partes estén de acuerdo, podrán acudir a mecanismos alternativos de solución de controversias, tales como:
conciliación;
amigable composición;
mediación;
cualquier otro mecanismo permitido por la legislación colombiana.
La utilización de estos mecanismos será voluntaria, salvo que una norma imperativa disponga lo contrario.
24.6 Medidas Urgentes
Nada de lo previsto en el presente Capítulo impedirá que cualquiera de las partes solicite medidas cautelares, medidas de protección o cualquier otra actuación urgente ante la autoridad competente cuando ello resulte necesario para proteger sus derechos o evitar un perjuicio irreparable.
24.7 Jurisdicción Competente
Salvo disposición legal en contrario, cualquier controversia que no pueda resolverse mediante negociación directa o por los mecanismos alternativos acordados por las partes será sometida a la jurisdicción ordinaria de la República de Colombia.
Las partes se sujetarán a la competencia territorial que resulte aplicable conforme a la legislación colombiana.
24.8 Conservación de Obligaciones
Mientras una controversia se encuentre en trámite, las partes continuarán cumpliendo aquellas obligaciones del presente Acuerdo que no sean objeto directo del conflicto, siempre que ello resulte razonablemente posible.
24.9 Evidencia Electrónica
Las partes reconocen que los registros electrónicos generados por la Plataforma podrán utilizarse como medio de prueba conforme a la legislación colombiana, incluyendo, entre otros:
registros de acceso;
historial de Pedidos;
registros de Liquidaciones;
registros de pagos;
comunicaciones realizadas mediante la Plataforma;
aceptaciones electrónicas;
registros de modificaciones del presente Acuerdo;
bitácoras técnicas;
demás evidencias electrónicas generadas por la operación normal de la Plataforma.
La valoración probatoria de dichos registros corresponderá a la autoridad competente.
24.10 Preservación de Evidencia
Cuando exista una controversia razonablemente previsible, las partes procurarán conservar la documentación y la información relevante relacionada con los hechos objeto de discusión durante el tiempo necesario para atender el procedimiento correspondiente.
24.11 Cooperación
Las partes se comprometen a colaborar de buena fe durante la resolución de cualquier controversia, suministrando la información que resulte razonablemente necesaria y legalmente permitida.
24.12 Independencia de las Acciones
La utilización de un mecanismo de solución de controversias previsto en este Capítulo no implicará la renuncia a otros derechos o acciones que la legislación colombiana reconozca a cualquiera de las partes.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
Una Tienda considera que una Liquidación contiene un error en el cálculo de una Comisión.
Antes de acudir a cualquier autoridad, presenta una solicitud formal de revisión.
K-CHAN verifica los registros electrónicos, identifica un error operativo y realiza el ajuste correspondiente en la siguiente Liquidación.
La controversia queda resuelta sin necesidad de iniciar un proceso judicial.
Ejemplo 2
Dos partes no logran llegar a un acuerdo respecto de la interpretación de una cláusula contractual.
Deciden acudir voluntariamente a un centro de conciliación para intentar una solución amistosa.
Al no alcanzarse un acuerdo, cualquiera de ellas conserva el derecho de acudir a la jurisdicción competente.
Ejemplo 3
K-CHAN detecta un acceso no autorizado que compromete información confidencial.
Mientras se adelantan las actuaciones correspondientes, solicita ante la autoridad competente una medida urgente para proteger sus derechos de propiedad intelectual y evitar la divulgación de información estratégica.
La solicitud de dicha medida no impide que posteriormente las partes intenten resolver el resto del conflicto mediante negociación.
Referencias Relacionadas
Capítulo 12 – Liquidaciones Semanales
Capítulo 17 – Terminación
Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
Capítulo 22 – Confidencialidad
Capítulo 23 – Modificaciones al Acuerdo
Fin del Capítulo 24
Capítulo 2525.1 Objeto
El presente Capítulo contiene las disposiciones generales aplicables al presente Acuerdo y regula aquellas materias que, por su naturaleza, complementan las demás estipulaciones del documento.
25.2 Acuerdo Integral
El presente Acuerdo constituye el acuerdo íntegro entre K-CHAN y la Tienda respecto del uso de la Plataforma.
Sustituye cualquier comunicación, negociación, propuesta, entendimiento o acuerdo previo relacionado con las materias aquí reguladas.
Las condiciones particulares expresamente aceptadas por las partes respecto de programas comerciales, servicios adicionales o acuerdos empresariales específicos complementarán el presente Acuerdo únicamente en aquello que resulte aplicable.
25.3 Independencia de las Cláusulas
Si cualquier disposición del presente Acuerdo fuese declarada inválida, ineficaz o inaplicable por una autoridad competente, dicha circunstancia no afectará la validez de las demás disposiciones, las cuales continuarán produciendo todos sus efectos en la medida permitida por la legislación aplicable.
Las partes procurarán sustituir la disposición afectada por otra que refleje, en la mayor medida posible, la intención original.
25.4 No Renuncia
La falta de ejercicio o el retraso en el ejercicio de cualquier derecho previsto en el presente Acuerdo no constituirá renuncia al mismo.
Toda renuncia deberá constar expresamente y aplicará únicamente respecto del caso específico al cual se refiera.
25.5 Cesión
La Tienda no podrá ceder ni transferir el presente Acuerdo, total o parcialmente, sin autorización previa y escrita de K-CHAN.
K-CHAN podrá ceder el presente Acuerdo o transferir los derechos y obligaciones derivados del mismo a una sociedad afiliada, sucesora o como parte de una reorganización empresarial, fusión, escisión, adquisición o venta de activos relacionados con la Plataforma, siempre que ello no disminuya sustancialmente los derechos de la Tienda.
25.6 Relación entre las Partes
La relación entre K-CHAN y la Tienda es exclusivamente de naturaleza comercial e independiente.
Nada de lo previsto en el presente Acuerdo podrá interpretarse como la creación de:
- una sociedad;
- una agencia;
- un mandato;
- una franquicia;
- una relación laboral;
- una representación legal;
- una empresa conjunta (joint venture);
- cualquier otra forma de asociación distinta de la expresamente prevista.
Cada parte actuará por cuenta y riesgo propios.
25.7 Comunicaciones
Las comunicaciones relacionadas con el presente Acuerdo podrán realizarse mediante:
- el Portal de Comercios;
- correo electrónico;
- notificaciones dentro de la Plataforma;
- aplicaciones oficiales;
- cualquier otro medio electrónico habilitado por K-CHAN.
Las comunicaciones se considerarán válidamente realizadas cuando sean enviadas utilizando la información de contacto registrada por la Tienda.
25.8 Comunicaciones Electrónicas
La Tienda acepta recibir comunicaciones electrónicas relacionadas con:
- la operación de la Plataforma;
- modificaciones al presente Acuerdo;
- Liquidaciones;
- Pagos;
- Servicios Adicionales;
- seguridad de la Cuenta;
- requerimientos administrativos;
- cumplimiento normativo.
Lo anterior no limita el derecho de K-CHAN a utilizar otros medios cuando resulte necesario.
25.9 Aceptación Electrónica
La aceptación del presente Acuerdo mediante mecanismos electrónicos habilitados por K-CHAN producirá los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita, conforme a la legislación colombiana aplicable.
K-CHAN podrá conservar registros electrónicos que acrediten:
- la identidad de la Tienda;
- la fecha y hora de aceptación;
- la versión aceptada del Acuerdo;
- las modificaciones posteriores aceptadas;
- cualquier otra evidencia relacionada con la manifestación electrónica de voluntad.
25.10 Fuerza Mayor
Las obligaciones de las partes estarán sujetas a las disposiciones sobre fuerza mayor previstas en el Capítulo 18 y en la legislación colombiana.
25.11 Supervivencia
Continuarán vigentes después de la terminación del presente Acuerdo aquellas disposiciones que, por su naturaleza, deban subsistir, incluyendo, entre otras:
- Liquidaciones pendientes;
- obligaciones tributarias;
- Propiedad Intelectual;
- Protección de Datos Personales;
- Confidencialidad;
- Limitaciones de Responsabilidad;
- Conservación de Registros;
- Solución de Controversias;
- cualquier otra obligación que razonablemente deba mantenerse vigente.
25.12 Encabezados
Los títulos y encabezados utilizados en el presente Acuerdo tienen únicamente fines de organización y referencia.
No afectarán la interpretación jurídica de sus disposiciones.
25.13 Idioma
El presente Acuerdo se redacta en idioma español.
Cuando K-CHAN publique traducciones a otros idiomas, estas tendrán carácter meramente informativo, salvo que expresamente se indique lo contrario.
En caso de discrepancia, prevalecerá la versión oficial en español.
25.14 Versiones
Cada versión del presente Acuerdo será identificada mediante:
- número de versión;
- fecha de publicación;
- fecha de entrada en vigor.
K-CHAN conservará un historial razonable de versiones para fines de consulta, auditoría y cumplimiento.
25.15 Entrada en Vigencia
La Versión 2026.09 del presente Acuerdo se publica y entra en vigor el 24 de septiembre de 2026. Para cada Tienda, el Acuerdo será vinculante desde la fecha de su aceptación electrónica y permanecerá vigente hasta su terminación conforme a las disposiciones aquí previstas.
Ejemplo Operativo
Ejemplo 1
K-CHAN publica la Versión 2.0 del Acuerdo.
Una Tienda inicia sesión en el Portal de Comercios.
Antes de continuar utilizando la Plataforma, acepta electrónicamente la nueva versión.
K-CHAN conserva el registro electrónico de:
- la fecha;
- la hora;
- la dirección IP cuando resulte técnicamente apropiado y legalmente permitido;
- la versión aceptada;
- el identificador de la Cuenta.
Ejemplo 2
Una cláusula específica del presente Acuerdo es declarada inaplicable por una autoridad competente.
Las demás disposiciones continúan plenamente vigentes.
Las partes ajustan la cláusula afectada para reflejar, en la mayor medida posible, el propósito originalmente perseguido.
Ejemplo 3
Años después de la terminación del Acuerdo, surge una controversia relacionada con el uso indebido de información confidencial.
Las obligaciones de confidencialidad continúan siendo exigibles conforme a lo previsto en el Capítulo 22.
Referencias Relacionadas
- Capítulo 17 – Terminación
- Capítulo 18 – Responsabilidad de las Partes
- Capítulo 20 – Propiedad Intelectual
- Capítulo 21 – Protección de Datos Personales
- Capítulo 22 – Confidencialidad
- Capítulo 23 – Modificaciones al Acuerdo
- Capítulo 24 – Ley Aplicable y Solución de Controversias
FIN DEL ACUERDO